شباب اول طلب لي لاتردوني ضروري

[تسمحلـ اخون ـي]

السلام عليكم

شخباركم شباب وبنات عساكم بخير ؟؟


شباب يوم الاثنين الياي عقب ثلاث ايام اخر يوم لتسلــيم البحووووووووث وانكسر ظهري وانا اسوي البحوث وبقى لي بحث واحد ماعرفته وياريت بأسرع وقت تساعدوني فيهم يا اهل الخير ,,,

البحث عن كتاب السكرتارية (( سكر ))




والسموحه يالغالييين على الازعاج

[Mistress of moon]

هذي بعض التقارير للسكر



((*السكرتارية مهام صعبه 00 وصفات خاصة*))



لا شك أن وظيفة السكرتير من أهم وأصعب الوظائف رغم ما يعتقده البعض من سهولة القيام بهذه الوظيفة ، فعلى الرغم من أن الكثير من تلك المهام تكاد تكون روتينية ومتكررة بشكل يومي إلا أنها في غاية الأهمية والخطورة حيث أن الخلل في بعض من تلك المهام ربما يؤدي إلى خلل أو شلل تام لكثير من المهام الأخرى بالمؤسسة ، نعم إن تأخير توجيه معلومة مكتوبة كانت او منقولة صوتيا ربما يؤدي إلى تعطيل مصالح آخرين ، كما أن إفشاء معلومة غاية في السرية ربما يكلف تلك المؤسسة الكثير من الخسائر والتكاليف المادية والقانونية والمعنوية الأمر الذي يترتب عليه التزامات ربما تعجز تلك المؤسسة عن القيام بها؟

من هنا تأتي أهمية اختيار الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة ، فهناك شروط ومعايير تعتبر أساسا في اختيار الموظف الجديد لشغل وظيفة سكرتير ونستطيع تقسيم تلك المعايير أو الشروط على النحو التالي:

أولاً الصفات الشخصية الواجب توفرها بالسكرتير ومنها :
1- الأمانة وهي الأهم في كل الوظائف وفي وظيفة السكرتير أكثر أهمية فكما سبق وذكرنا انه يطلع على معلومات في غاية السرية والخطورة ربما تؤثر في مصالح كثير من الناس وربما تكلف المؤسسة الكثير والكثير ، كما ان الأمانة تكون بالمحافظة على أدوات وممتلكات العمل مها كانت بسيطة أو قليلة الثمن.


2- قوة الشخصية وحسن التصرف: حيث أنه معرض اكثر من غيره لمواقف تتطلب الحزم والشدة ومواقف أخرى تتطلب المرونة وحسن التصرف.

3- الحلم والصبر حيث أنه يقابل عينات مختلفة من البشر تختلف في مستواها التعليمي والثقافي والاجتماعي والديني وهذا يتطلب منه الصبر وردة الفعل المناسبة حتى لا يقع في مواقف حرجه بالإضافة للأضرار بصحته العامة.

4- الانتباه وسرعة البديهة : فالسكرتير دائما في عملية اتصال مع الآخرين ولذا فهو مطالب بالانتباه والتركيز أثناء تعامله واتصاله بالآخرين وكذلك سرعة البديهة في كيفية الرد المباشر وهذا يتطلب قوة في الذاكرة أيضا حتى لا يحتاج لوقت أطول أو اتصال آخر للإدلاء بمعلومة معينه و والإجابة على استفسار العميل.

5- حسن المظهر والهندام حيث أن المظهر العام يعطي انطباع أولي للزائر والعميل ولكن مع عدم المبالغة في ذلك بطريقة ملفتة ، والمظهر العام يشمل على مظهر المكتب وترتيبه وليس محصوراً على مظهر السكرتير فقط.

6- أن يكون خالي من العاهات الجسمية وهذا ليس تقليلا من شأن من ابتلاهم الله بشيء من القصور في تكوينهم الجسماني ولكن هذا الشرط يكون مطلوبا نظراً لكثرة المهام التي يمارسها السكرتير والتي تطلب جهدا كبيراً وحركة دائمة كما أن بعض المهام تتطلب سلامة بعض الأعضاء بصورة كاملة كالطباعة بطريقة ا للمس على لوحة المفاتيح تتطلب سلامة أصابع اليدين ، وهكذا بقية المهام وبالتالي فإن سلامة الجسم ضرورة لوظيفة السكرتير.

ثانياً: الشروط العلمية والعملية لوظيفة السكرتارية:
1-أن تكون لدى الشخص معلومات عن الإدارة وتنظيم العمل المكتبي والعلاقة بين مختلف أقسام المؤسسة وفروعها وكذلك المؤسسات التي تتعامل معها بصورة متكررة.
2-أن تكون لديه معلومات عن أنظمة وقوانين العمل واللوائح حتى يستطيع الرد على استفسارات الآخرين وتوجيههم بسرعة وبطريقة صحيحه ويتصرف من واقع تلك الأنظمة وليست باجتهاداته الشخصية.
3-أن تكون لدية المهارة في كتابة المراسلات والتقارير حسب الطريقة العلمية.
4-إجادة استخدام التقنيات والبرامج الحديثة التي تساعده على سرعة الإنجاز وتوفر له الكثير من الجهد في عمله.
5-إتقانه للغات الأجنبية التي تتعامل بها المؤسسة وبالذات اللغة الإنجليزية كلغة رسمية بالعالم.
كما أن هناك نقطة أخيرة مهمة يجب على السكرتير التركيز عليها وهي رغبته الصادقة في العمل وليس ممارسة السكرتارية كوظيفة مفروضة عليه ومن هنا يتطلب الأمر بحثه المستمر عن تطوير قدراته ومتابعة ما يستجد في مجال التقنية والعمل على التدريب وتطوير مهاراته دون انتظار الأمر بذلك من غيره


ــــــــــــــــــــــــــــ

الموضوعأنواع من المقابلات سكر
ليست كل المقابلات تتبع أسلوب (واحد لواحد). قد تواجه أنواع أخرى من المقابلات. فيما يلي شرح موجز لبعض أنواع المقابلات:
مقابلات اللجان:
تتكون اللجنة عادة من عضوين أو أكثر، على سبيل المثال: رئيس التوظيف، ورئيس القسم الذي ستعمل به.
حاول أن لا تنتابك الرهبة من هذا الوضع. انظر للشخص الذي يطرح الأسئلة، وانظر للشخص الآخر أحيانا وأنت تجيب على الأسئلة. تذكر أن القرار سيتخذ من قبل أكثر من شخص، وهذا قد يزيد من فرصتك على النجاح.
مقابلات اكتشاف الكفاءة:
هذه المقابلات صممت لتتيح لك الفرصة لعرض مستوى كفاءتك في المهام الأساسية للعمل المطلوب. ربما يطلب منك مناقشة أمثلة من عملك السابق وإنجازاتك. الأمثلة يجب أن تكون مختلفة عن تلك التي ذكرتها في طلبك لشغل الوظيفة. قبل المقابلة عليك أن تعمل قائمة بالكفاءات المطلوبة لهذا العمل وفكر بأمور قمت بها متعلقة بكل أمر من هذه الأمور.
مقابلة المجموعة:
قد تدعى لمقابلة بكونك جزء من مجموعة. وهذا لاختبار كيف ستتصرف إن كنت جزء من فريق. كن مستعدا لأخذ جزء فعلي من المناقشة / المهام وضع أفكارك أمامهم. كن جازما لكن غير متصلب.
اختبارات المهارات أو اختبارات أمثلة العمل:
هذه الاختبارات صممت لقياس مستوى معرفتك، أو فهمك لهذا العمل، كاختبارات الطباعة، السواقة، اللياقة، ... الخ. حاول أن تعرف عما سيكون الاختبار وحاول ممارسته قبل المقابلة.
الاختبارات الشخصية:
قد توجّه إليك أسئلة عن معتقداتك، مشاعرك، وسلوكك في حالات معينة. لا يوجد الكثير من أسئلة نعم ولا في هذا النوع من المقابلات. لنتيجة النهائية هي تقدير شخصي لمعرفة ما إذا كان الشخص يناسب العمل المعلن أم لا.
اختبارات القابلية والجدارة:
هذه الاختبارات صممت للتنبؤ عن مدى جودة قيامك بمهام معينة. حيث يتم اختبار براعتك في أمور مثل التفكير في الكلمات، الأرقام، الأشكال البيانية، حل المشكلات، واتباع التعليمات. عادة ما تكون هذه المقابلات في شكل اختبار تحريري عليك إنهاءه في فترى زمنية محددة.
لا تقلق إن كان عليك تجربة أنواع جديدة من المقابلة غير التي تعودت عليها، فالقواعد متشابهة في معظم أنواع المقابلات. الإعداد هو كل شيء!

المقابلة الشخصية
يخشي الكثيرون فكرة المقابلة الشخصية عند التقدم للوظيفة, فمنهم من لا ينام الليل من شدة القلق, ومنهم من يشعر يومها باضطرابات جسدية كالصداع أو فقدان التركيز أو يتصبب عرقا..
ولكن الموضوع بسيط جدا فاحتفظ بثقتك بنفسك.. أعط إجابات صريحة ومنطقية .. كن بشوشا.. تزيد فرصة حصولك علي الوظيفة (بالطبع إن كنت في الأساس مؤهل لها).
وسنتعرض هنا لأنواع المقابلة الشخصية:

1- المقابلة وجها لوجه:
وهي الطريقة الكلاسيكية, وهي أسهل أنواع المقابلات حيث أنك ليس عليك سوي التحكم في حديثك و ردود أفعالك إزاء الأسئلة المختلفة, و لو كان لديك عدة مقابلات في نفس اليوم فحاول الاسترخاء بين كل مقابلة والأخرى, وذلك باستنشاق قدر من الهواء أو شرب فنجان من القهوة.
ولكن يجب أن تحاول أن تظهر بنفس القدر من الثبات والثقة والصراحة أمام الممتحنين المختلفين لأن بالطبع سيتم تقييمك من قبلهم جميعا فحاول الحصول علي درجات متقاربة.
2- لجنة فحص المتقدمين:
إذا كنت خجولا فبالطبع ستشعر بعدم الاطمئنان عند إجراء هذا النوع من المقابلة, ولكن حاول أن تفكر بإيجابية فهي مجرد مقابلة شخصية عادية وكأنك أمام شخص واحد فقط, ولكن بالطبع يجب أن تحاول أن توجه حديثك إلى كل أعضاء لجنة التحكيم بنسب متقاربة فلا تتحدث مع واحد فقط وتتجاهل الباقين, وإذا تلاحقت الأسئلة فلا تتردد في أن تطلب إعادة آخر سؤال حتى تستطيع تقديم الإجابة المناسبة, في النهاية يجب اتباع قواعد الاتيكيت عند تحية أعضاء لجنة التحكيم فتبدأ بتحية السيدات أولا ثم الرجال الأكبر سنا وهكذا.
3- مقابلة مجموعة المتقدمين للوظيفة معا:
يعد هذا من أصعب أنواع المقابلات لأنه يجدر بك أن تراقب ما تقوله وما يقوله الآخرون أيضا, عموما ما يكون المتقدمون للوظيفة متساوين من ناحية الخبرة والمؤهلات ولكن طريقة إجراء المقابلة هو الذي يحدد من سيتم اختياره للعمل.
لهذا فمن الأفضل:
- اختيار مقعد في منتصف المكان
- الإجابة عن الأسئلة بسرعة ووضوح
- عدم مقاطعة باقي المتقدمين إلا في حالة أن يقدم أحدهم معلومة فنية خاطئة
- لا تنتقد باقي المشاركين
- حاول ألا تكون أول من يبدأ في السؤال عن المرتب
- لا تحتكر الحديث ولكن أعط فرصة الحديث للآخرين أيضا
- في النهاية لا تنسي أن تحيي باقي المشاركين بعد تحية لجنة التحكيم.
4- المقابلة عن طريق التليفون:
وهذا هو أسوأ الاحتمالات لأنه من الصعب التحكم فيه, فحاول بشتي الطرق أن يكون هناك مقابلة شخصية أما إذا لم تتمكن من إجراءها فعلي الأقل حاول أن:
-تكون بشوشا أثناء الحديث (فرغم أن الحديث تليفونيا إلا أن الطرف الآخر سيشعر ببشاشتك)
-تعرف إذا كان الطرف الآخر أمامه سيرتك الذاتية أثناء حديثكما فهذا دليل علي جدية الحوار
لا ترفع صوتك أثناء الحديث وإلا ستعطي انطباعا سيئا عنك مما يقلل بالطبع من فرص حصولك علي العمل.
في النهاية يجب أن تعلم أن المقابلة الشخصية مفيدة لأنها تعطيك الفرصة لمقابلة صناع القرار في الشركة, وبما أنهم اختاروك لإجراء المقابلة فهذا مؤشر أن سيرتك الذاتية شيقة, وحتى إذا لم يتم تعيينك فغالبا ما تحتفظ الشركة بالسيرة الذاتية لفرص عمل أخري أو قد يرسلوها إلي شركات أخرى.. فتفاءل. الموضوع الثاني:
العد التنازلي للمقابلة
إن دعوتك لإجراء مقابلة تعني أنك تجاوزت الخطوة الأولى وهي تقديم طلب التوظيف، وغالبا ما تكون هذه
الأوراق قد أعطت انطباعا جيدا لدى أصحاب العمل ولذلك تمت دعوتك لهذه المقابلة. لذا عليك تجهيز
نفسك جيدا حتى لا تضيع فرصة الحصول على هذا العمل.
*خطط للمقابلة
*من سيجري لك المقابلة ؟ إن كان مديرك المستقبلي هو من سيجري لك المقابلة، فستحتوي المقابلة على
الكثير من التفاصيل. أما لو كان مدير شؤون الموظفين هو من سيجري المقابلة، فستكون التفاصيل أقل،
ولكن ستبقى المقابلة اختبار لك.
*هل يوجد اختبار عليك القيام به؟ حاول معرفة ذلك قبل المقابلة واطلب أمثلة عن الأمور التي سيطلب منك
أداءها.
*إن كانت لديك إعاقة، اتصل بالقسم الطبي في الشركة للقيام بالترتيبات اللازمة. قبل يوم من المقابلة،
تأكد من قياهم بالترتيبات اللازمة.
*خطط لراحتك
اسأل عن الوقت الذي يستغرقه الطريق لمكان إجراء المقابلة، وكيفية الوصول له. اطلب خريطة للطريق أو
اسأل عن العلامات المميزة.
*فكر بما سترتديه
*أعط نفسك متسع من الوقت للتفكير بما سترتديه واعمل على أن تكون الملابس جاهزة قبل المقابلة بيوم.
*ليس عليك شراء ملابس جديدة، فالملابس النظيفة المرتبة ستفي بالغرض.
*إن كان مظهرك حسنا، ستشعر براحة أكثر.
*جمّع المعلومات التي ستحتاجها في المقابلة
*أمور من الممكن أن تساعدك، مثل السيرة الذاتية.
*أمور طلبها أصحاب العمل أو يمكنك إعطائهم إياها، مثل الشهادات، أمثلة على أعمالك، وغيرها.
*أعد قراءة إعلان الوظيفة لتجديد معلوماتك عنها – تأكد من أنك لم تفقد شيئا.
يوم المقابلة
*قبل المغادرة:
*أعط نفسك متسع من الوقت للوصول.
*تأكد من اصطحاب جميع الأوراق المطلوبة.
*إذا تأخرت بشكل خارج عن إرادتك، اتصل بأصحاب العمل لشرح الظروف والاعتذار ومحاولة
تحديد موعد آخر.
*عند الوصول:
*احرص على الوصول قبل المقابلة بعشر دقائق.
*أعط اسمك لموظفي الاستقبال أو الشخص الموجود لاستقبالك.
*حاول أن تبقى هادئا.
*تحدث مع موظفي الاستقبال أو الشخص الذي استقبلك قبل الدخول للمقابلة. هذا سيساعدك عل أن تبقى
هادئا.
*أثناء المقابلة:
أولا، اعلم أن علامات توتر الأعصاب (سرعة دقات القلب، ترطّب الأيادي، واضطراب المعدة) أمر طبيعي.
هذه هي طريقة جسمك الطبيعية لمواجهة التحديات والاختبارات، فلا تدعها تؤثر عليك.
هذه نصائح عامة قد تساعدك:
افعل:
*ادخل الغرفة بثقة.
*قم بمصافحتهم، وعرفهم بنفسك.
*كن مهذبا وودودا. انظر مباشرة لعيون من يجري معك المقابلة بمجرد دخولك الغرفة.
*ابدو مهتما. كما أن عليك الإجابة على أسئلتهم، بإمكانك طرح الأسئلة عليهم.
*أجب على الأسئلة بأكبر قدر ممكن من الشمول. تجنب إجابات نعم ولا.
*استخدم أمثلة لتبين إنجازاتك.
*اخبرهم بالحقيقة.
*استفسر أن لم تفهم أي سؤال.
*تكلم بوضوح.
*سوّق نفسك. اعرض نقاطك الجيدة ومزاياك، وكن إيجابيا.
*حاول أن تبتسم بود، لكن لا تصطنع الابتسامة.
لا تفعل:
*تجلس حتى يقوموا بدعوتك.
*تترهل وتتململ على الكرسي.
*تحلف.
*انتقاد أصحاب العمل السابق.
*مقاطعة كلامهم.
*تلفت انتباههم لنقاط ضعفك.
تذكر أن معظم أصحاب العمل يحبون:
*الأشخاص الذين ينصتون.
*الأشخاص الذين يدعمون إجاباتهم بأمثلة.
*الأشخاص الذين يوجزون ما يجب إيجازه.
*الأشخاص الذين يأتون للمقابلة مستعدين.
*الأشخاص الذين يبدون واثقين.
بعد المقابلة
بعد خروجك من القابلة، وقبل أن تنسى ما دار فيها، فكر في طريقة سيرها:
*ما الأمور التي سارت بشكل حسن؟
*ما الأمور التي سارت يشكل سيئ؟
*هل أحسست بصعوبة سؤال ما؟ لماذا؟
اسأل نفسك: هل:
*وصلت في الوقت المحدد؟
*لبست بشكل ملائم؟
*حيّيت الذي يجري المقابلة بأدب؟
*جلست بشكل جيد وتحاشيت التململ؟
*أجبت الأسئلة بشمولية؟
*سوّقت لنفسي – بيّنت لهم لم ترى نفسك أفضل شخص لشغل الوظيفة؟
*وصفت مهامك السابقة بشكل جيد؟
*نظرت لمن يجري المقابلة وتبسّمت أحيانا؟
*شكرت من أجرى معك المقابلة لمنحك جزء من وقته لمقابلتك؟
بعد المقابلة، اجلس واكتب رسالة شكر مختصرة للشخص الذي أجرى معك المقابلة. اشكرهم على وقتهم
وكرر رغبتك الشديدة في الحصول على الوظيفة.
حاول أن تتعلم أكبر قدر ممكن من كل مقابلة.
أسعى لأن تكون أكثر استعدادا وواثقا أكثر في المستقبل بالنظر للمناطق المحتاجة لتطوير وتنمية نقاط قوتك.
بهذه الطريقة ستزيد فرصتك في الحصول على الوظيفة

ــــــــــــــــــــــــــــ

السكرتارية

تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية


أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
ــــــــــــــــــــــــــــ
السكرتارية ..

من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة ادارية في طبيعتها
الهدف العام :
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس .
6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته .
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
-1 المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي
مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
* وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.
*وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.
* وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.
* وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.
* وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.
قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها
3 قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
4 قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة.
5 - قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.

6 قسم الطباعة
يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي:
الأوفست، والجي تو أو، والطباعة العادية (التيبو).
- وحدة الأوفست: وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)، وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا القسم، وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (2 لون). ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها، وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية.
- وحدة (الجي تو أو): وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست، وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات الجامعية، ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد).
- وحدة الطباعة العادية (التيبو): تتألف هذه الوحدة من (7) مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس 57×82 سم إلى 22.5×32.5 سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى للمستشفيات الجامعية. كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.
7 قسم التجليد
ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التجليد الفني: وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش، ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه، ويكتب عليه بماء التذهيب، ثم يركب (جاكت) أو قميص الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة.
- وحدة التجليد الآلي: يتم العمل أوتوماتيكياً عن طريق وضع الملازم في محطات التجميع وتركيب الغلاف بحيث يخرج الكتاب جاهزاً للقص.
- وحدة التجليد العادي: وفيها يتم التجميع اليدوي للأوراق والدفاتر والمذكرات الصغيرة والأوراق المركبة ذات الأصول الصور وتغرى وتدبس يدوياً، كما أن الوحدة مزودة بماكينة تجميع حديثة تعمل آلياً لجمع الأبواك المتكونة من أصل وعدة صور.
- وحدة الطي: وهي مختصة بطي ملازم الكتب وتجهيزها في شكل ملازم لتتحول بعد ذلك لماكينة التجليد الآلي.
- وحدة القص: يوجد بهذه الوحدة (5) مكائن قص حيث يتم قص المطبوعات إلى المقاسات المطلوبة وأيضاً تجهيز الورق الخام لمكائن الطبع.
8 قسم التصوير
تحتوي هذه الوحدة على ستة مكائن تصوير كبيرة من النوع KODAK EKTAPRINT 200 تصور الماكينة الواحدة أكثر من 70 ورقة في الدقيقة وتعطي نتائج ممتازة، وفي كثير من الأحيان تكون الصورة أفضل من الأصل المصور. وهذه الماكينات مزودة بأجهزة كمبيوتر تغذي بالمعلومات الخاصة بالتشغيل ويتم العمل أوتوماتيكياً.
وتستخدم في تصوير الأبحاث الصادرة عن مراكز البحوث بالكليات، وأصول وتجارب (بروفات) الكتب الجديدة، فضلاً عن تصوير الأغلفة والتقارير والأوراق والنماذج والأشكال المختلفة، وبها إمكانية التصغير والتدبيس طبقاً للأوامر المعطاة لها وقد زود القسم مؤخراً بماكينة تصوير للأعمال الملونة وجار العمل حالياً على تزويد القسم بمكنة ماركة ....... يتاح من خلالها التصوير والتجميع في آن مما يوفر جهوداً كبيرة ووقتاً يستغل في تحسين الإنتاج وجودته.

[Mistress of moon]

الناس ثلاثة أصناف، أولهم: يصنع الأحداث ويحركها، والثاني: يشاهد الحركة ويَمُطُّ شفتيه، والثالث: يتساءل ماذا حدث ؟!

الصنف الأول : مبتكرون.. مبدعون.. متحمِّسون.. تعرفهم من لَمْعة عيونهم.. واحمرار وجوههم.. وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويُخْضِعون كل الظروف لهدفهم.

الصنف الثاني: مقلِّد ينتظر أن يكون ردَّ فعل، لو تُرك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرَّب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!!".

الصنف الثالث: يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنتِ تمر بمنطقة خطرة.

عزيزي السكرتير(السكرتيرة) لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبالتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس؛ لذلك خذ استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك.

كن سكرتير(سكرتيرة) الغد لا اليوم:

إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تَعُد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم!!، والعالم لم تَعُد فيه وظائف تستوعب كل الناس؛ بل أصبح الطريق شاقًّا على المجتهد، فما بالكِ بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلَّح بها، وهي:

· الإدراك المهني:

وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.

وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:

* الإدراك المهني:

وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.

وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:

1- في أي مجال تعمل مؤسستك؟

2- ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟

3- ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟

4- ما هي رسالة المؤسسة؟

5- ما هي أهداف المؤسسة؟

6- كم عدد العاملين لديكم؟

7- ما هو توصيفُك الوظيفي الخاص بك؟

ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.

أولاً: كن فعَّالا لنفسك ومهنتك:

نشرت مجلة (السكرتارية التنفيذية) البريطانية العام الماضي (1999) وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد فكانت وفق العناصر التالية:

1- على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسئولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.

2- لابد من التعاون مع مرشد أو موجِّه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.

3- تشكيل جمعيات خاصة أو نادي للسكرتارية ؛ لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.

4- متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.

5- إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.

6- التطوُّع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها؛ لتحقيق معرفة أعرض وأعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.

7- الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة؛ لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.

وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:

1- المرونة وسرعة التكيُّف.

2- إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.

3- دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.

4- التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.

5- الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.

6- الرغبة الدائمة في التميُّز.

7- التعلم والتدريب المستمران.

ثانيًا: أضف مهماتٍ جديدة لعملِك:

1- إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، الوقت، ورفع الكفاءة.

2- إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك؟، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب؟.

3- مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًّا في عمليات الإنفاق اليومي.

4- القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.

5- مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك مَلَكاتِها وخُيوطَها وتساهم فيها بشكل كبير.

وفي النهاية .. عزيزي السكرتير(السكرتيرة)..

يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يوميًّا من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها؛ لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائمًا؛ فستُحِبّ عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.

* التزمِ بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجِدٍّ" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم.

* كن عادلا وغير متحيز لأي فرد من فريقك.

* ابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علنًا، واجعل من كل نجاح حدثًا يستحق الاحتفال.

* حافظ على وعودك باستمرار.

* شاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك



ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ


سكرتارية

المقدمة:
تعتبر مهمة تنظيم استقبال الزوار لمكتب الرئيس من أهم وابرز المهام التي يقوم بها السكرتير والتي تعمل على تدعيم العلاقات بين المنظمة و الجهات الأخرى و الجمهور. ومن الملاحظ في كثير من مكاتب كبار المسؤولين والذين لهم علاقة كبيرة بمصالح الجمهور زيادة تكدس الزوار من الجمهور واصحاب المصالح وأيضا على مكاتب الموظفين مما يؤدي الى الكثير من المتاعب والاحتكاك ويترتب على ذلك ارتباك المسؤولين والموظفين وعدم إمكانهم إعطاء الوقت الكافي لتنفيذ مهامهم حتى ان الكثير من المسؤولين يردد دائما بأنه ليس عنده وقت حتى للتفكير نتيجة كثرة الزوار والمترددين من أصحاب المصالح والمستفسرين وعلاج هذا الأمر يكون في :

Y ضرورة إنشاء مكاتب للاستقبال والاستعلامات عند المدخل الرئيسي للمنظمة.
Y قيام سكرتير الرئيس بتنظيم استقبال الزوار والسماح للهام منها فقط.

َ أولا:تنظيم مكاتب الاستقبالات و الاستعلامات:-
تتحدد وظيفة هذه المكاتب في الاهتمام بالزوار و المترددين على المنظمة ومساعدتهم في حل مشاكلها و توجيههم للإدارات المختصة والرد على استفساراتهم ومدهم بالنشرات اللازمة عن المنظمة بالإضافة إلى بعض الأعمال الأخرى مثل:
َ تشغيل السنترال الخاص بالمنظمة.
َ استلام المراسلات الواردة .
َ الاهتمام بأمن وسلامة المنظمة.
َ مساعدة الجمهور و المترددين في متابعة طلباتهم ومراسلاتهم.
ولاشك أن وجود مثل هذه المكاتب وحق تنظيمها و الاهتمام بها تعطي انطباعا جيدا لدى جميع المتعاملين بالمنظمة وتعمل على حل كثير من مشاكل الجمهور ولذلك يجب ان يكون موقعها عند المدخل الرئيسي لمبنى المنظمة حتى تكون أول ما يجده الشخص المتعامل مع هذه الجهة وتتكون هذه المكاتب من قسمين :
أ. كاونتر زجاجي لجلوس العاملين بالمكتب لتسهيل تعاملهم مع الجمهور.
ب. قاعة لانتظار الزوار ويمكن ان تستخدم لاستقبال الموظفين لضيوفهم بدلا من استقبالها في مكاتب هؤلاء الموظفين مما يعطي مظهرا حضاريا ويمكن ان يتوفر في هذه القاعة بعض النشرات الإعلامية عن المنظمة وأيضا لوازم الضيافة.
ويجب ان يتوفر بهذه المكاتب النماذج و السجلات الآتية :
ٌ بطاقة طلب زيارة: ويقوم بملاءها الزائر حيث يقوم بتسجيل بيانات عن شخصيته واسم الموظف المطلوب زيارته وسبب الزيارة ان أمكن وتراجع مع البطاقة الشخصية.
ٌ سجل الزيارات :ويسجل فيه بيانات الزوار مرتبة تاريخيا وتفيد في معرفة حجم نشاط المكتب وأيضا في النواحي الأمنية للمنظمة .
ٌ الرسائل الهاتفية: ويسجل بها الاتصالات الهاتفية التي ترد للموظفين في أيام الإجازات وبعد مواعيد العمل الرسمية وأيضا أثناء وجود بعض العاملين خارج المنظمة.
َ دور مكاتب الاستقبالات والاستعلامات لامن وسلامة والمنظمات :
تتحدد احتياطات أمن للمنظمات في اتجاهين :
ê التعريف بالعاملين والزوار: يجب استخدام بطاقة التعريف على ان يقوم الموظف بإبرازها في مكان ظاهر ويمكن استخدام بطاقات بألوان مختلفة لتصنيف العاملين وتعمل هذه البطاقات على تنمية العلاقات الاجتماعية بين العاملين وذلك باستخدام الأسماء عند تخاطبهم مع بعضهم البعض وأيضا تفيد في سهولة التعرف على الزوار ومعاونتهم وتوجيههم بطريقة سليمة .
ê الحد من الممنوعات : ويجب إجراء تفتيش للزوار خاصة حقائبهم لملاحظة أي ممنوعات مثل أجهزة التصوير والأسلحة والتحقق من شخصية الزوار .

َ ثانيا : تنظيم استقبالات الرئيس:
انه من المفيد لأي مسئول ان يتعرف عل مشاكل المتعاملين مع المنظمة وذلك باستقبالهم والتحدث معهم .ولكن وقت الرئيس في اغلب الأحيان لا يسمح بإجراء جميع المقابلات لذلك على السكرتير معاونة الرئيس بتنظيم هذه الاستقبالات والسماح للهام فقط.وان نجاح السكرتير في أداء عمله وظهور المنظمة بالمظهر المشرف ونجاحها في أداء مهمتها.

َ الاعتبارات العامة لتحديد مواعيد الاستقبالات:
1) ان يكون تحديد المواعيد في الأوقات التي يفضلها الرئيس .
2) الإقلال من تحديد المواعيد في بداية الأسبوع او قبل وبعد سفر الرئيس او بعد عودة الرئيس من إجازة او قبل الاجتماعات الهامة التي تعقدها او يحضرها الرئيس ومراعاة إعطاء الرئيس وقتا كافيا عند ارتباطه بمواعيد في أماكن خارج المنظمة.
3) وضع فاصل زمني بين كل لقاءين حتى يتمكن الرئيس من تسجيل ملاحظاته عن اللقاء الأول والاطلاع على الوثائق المتعلقة باللقاء التالي.
4) مراعاة التنسيق بين مواعيد التي ارتبط بها الرئيس بنفسه مع المواعيد التي قام السكرتير بتسجيلها في سجل الزيارات الخاصة به.
5) تحديد وقت منفصل لمواعيد الرئيس مع العاملين .
6) المبادرة بتحديد الموعد المناسب مع الزائر وتخييره بين اكثر من موعد مع إبلاغه بموعد الزيارة والوقت المحدد له.

َ القواعد العامة لتنظيم مقابلات الرئيس:
لكي يقوم السكرتير بتنظيم مقابلات الرئيس يجب عليه مراعاة القواعد الآتية :
1. مراعاة عدم استطاعة الرئيس القيام بإجراء جميع المقابلات بل يسمح للهام منها فقط و العمل على توجيه الزائرين الى الإدارات المختصة و يفضل ان يقوم السكرتير بالاتصال هاتفيا بالمسؤولين عن هذه الإدارات للعمل على حل مشاكل الجمهور كلما تيسر له ذلك.
2. ان تكون المقابلات بمواعيد محددة من قبل ويجب ان يتصف بالمرونة عند تطبيقه لهذا الأمر .كما يجب عليه عند الاعتذار لإجراء أي مقابلة عدم ذكر وقائع غير حقيقية بحجة حسن التعرف. بل انه لكي يكون تعرفه سليما يجب ان يتصف بالصدق حتى يكتسب تقدير واحترام الآخرين.
3. الاهتمام بمظهر وهندام مكتب السكرتير من ناحية النظافة وحسن الترتيب والذوق السليم في وضع قطع الأثاث واختيار ألوانها مع وجود عدد كاف من المقاعد لجلوس جميع الزوار وتزويد المكتب بالنشرات الإعلامية على المنظمة وإذا كان التدخين ممنوعا فيجب وضع لوحة تفيد ذلك.
4. تسجيل ارتباطات الرئيس في سجل خاص بذلك وان يكون آخر عمل يقوم به كل يوم فهو إعداد كشف يومي بارتباطات الرئيس لليوم التالي ليقدم الرئيس صباح اليوم التالي بمجرد وصوله. لاحتمال إجراء أي تعديل عليه وحتى يكون للسكرتير الوقت الكافي للتعرف عند إجراء أي تعديل.

5. مقابلة كل زائر بروح مرحة وعدم إدخال أي زائر للرئيس قبل إبلاغه حتى لو كان بموعد سابق وان يقدم للرئيس المستندات التي قد يحتاجها الرئيس للمناقشة مع الزائر.

6. معرفة أماكن تواجد الرئيس دائما وتذكيره بارتباطاته ومن اللائق ان يقوم السكرتير بالاستفسار من الرئيس عن أماكن تواجده حتى يتيسر له ذلك.

َ خطوات إجراء المقابلات مع الرئيس:
1) يفضل أن يقوم الزائر قبل إجراء المقابلة بالاتصال هاتفياً أو الحضور شخصياً لتحديد موعد مناسب للمقابلة ويمكن أن يتم ذلك برقياً أو برسالة تيلكس خاصة إذا كان طالب المقابلة خارج المدينة. ويجب أن يقوم السكرتير بتسجيل هذه المواعيد في أجنده أو مفكرة ويفضلان تكون ذات أوراق سائبة.
2) يقوم السكرتير بتجهيز المستندان اللازمة قبل اجراء القابلة ويفضل ان يتم ذلك في اليوم السابق.
3) عند حضور الزائر في موعده، يقوم السكرتير بالترحيب به وابلاغ رئيسه هاتفيا واتمام المقابلة فورا او يطلب منه بلباقة الانتظار لبعض الوقت إذا لم الرئيس مستعدا لذلك.
4) يقدم السكرتير الزائر الى الرئيس بعد ان يقدم للرئيس البيانات اللازمة للمقابلة.
5) في حالة اعتذار الرئيس عن اجراء المقابلة يجب على السكرتير ان يقدم اعتذاره للزائر بلباقة وان لا يلجا الى عدم الصدق لتبرير ذلك حتى لا يفقد احترام الزائر ويعرض
عليه تحديد موعد آخر.
6) اذا طالت المقابلة عن الموعد المحدد لها فيجب على السكرتير ان يتصرف في مثل هذه الحالات – اذا كانت توجيهات الرئيس تسمح بذلك- بشرط عدم إحراج الزائر وان لا يؤدي تصرفه الى خروج الزائر بشعور يتسم بعدم الرضا، مع مراعاة المستوى الثقافي و الوظيفي والاجتماعي للزائر وأيضا مراعاة العادات والتقاليد المتبعة ، حتى لا يكون تصرفه خارجا عن ذلك باتباع أحد الطرق التالية:
َ إبلاغ الرئيس هاتفيا لإحاطته علما بذلك.
َ تقديم مذكرة مختصرة بذلك للرئيس.
َ إبلاغ الرئيس بوجود زائر آخر او نشاط آخر على مسمع من الزائر الموجود.


الخاتمة:
وهكذا تكون أهمية السكرتير من خلال تنظيمه مكاتب الاستقبال و مقابلات الرئيس فلقد اصبح السكرتير يمثل حجر الزاوية في مكتب مديره ويعتبر واجهة المؤسسة التي يعمل فيها حيث يتعامل جميع المتعاملين و القادمين مع المؤسسة او مع الرئيس مع السكرتير أولا قبل ان تتاح لهم فرصة مقابلة الرئيس ، ولعل اكثر ما يضايق الرئيس ان تكون الواجهة التي تمثله مؤسسته على غير المستوى المطلوب من الكفاءة والتنظيم.

ــــــــــــــــــــــــــــــــ

الــمقـدمـة

في دراستنا لعم السكرتارية، من الضروري التعرف على طبيعة عمل إدارة السكرتارية في المنشآت، و المؤسسات الكبيرة، ونوضح فيما يلي هيكلاًًًَ تنظيماً لإحدى إدارات المؤسسات الكبيرة:-

يتضح لنا من التنظيم الإداري السابق /أن إدارة السكرتارية تضم أقساماً متعددة وهي:-
- قسم البريد الصادر: ويتولى تصدير المراسلات، والمعاملات الخاصة، بالمؤسسة للخارج بعد تسجيلها في سجل البريد الصادر، وتغليفها طبقاً للإجراءات المتبعة في هذا الشأن.
- قسم الكتبة والطابعين: يقوم هذا القسم بطباعة الرسائل الداخلية، والخارجية، وتسجيلها في سجلات إدارة السكرتارية، وإعطائها الأرقام التسلسلية الخاصة بالمؤسسة.
- قسم الإحصاء: من وظائف هذا القسم تحليل البيانات، وإعداد التقارير الإحصائية، التي تتعلق بأعمال المنشأة.
- قسم المحفوظات: يتولى هذا القسم حفظ الملفات، والمستندات الخاصة، بالمنشأة والي يجب أن تكون طبقاً لأساليب الحفظ العلمية الحديثة.
- قسم البريد الوارد: عليه استلام البريد الوارد، وعمل إجراءات تسجيلية، في سجلات البريد الوارد، وتوزيعه على إدارات المنشأة، حسب اختصاص كل منها.
مقومات السكرتير / السكرتيرة

يتعين على السكرتير أو السكرتيرة الماهرة، إضافة إلى تأهيلهم تأهيلاََََ
علمياً مناسباَ، ضرورة تمتعهم بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيرة من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتيرة والسكرتير في أداء عمليهما بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.
1-الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.
2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير / السكرتيرة – ويعدمن الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير أو السكرتيرة في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة. ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير أو السكرتيرة، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة، والتي تبعث على الارتياح دون تبرج أو مبالغة.
3- الحكمة والصبر: يتطلب ذك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء ولابد من الصبر عن مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئه، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.
4- التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد لسكرتير/ سكرتيرة من دراسة هذه المواضيع بتمعن، بعد نظر، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.
5- أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفه مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل.
لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من

شغل هذه الوظيفة، وحتى لا يقال عنه إذا أردت أن تعرف ما حدث اليوم في شركة........ قم بزيارة سكرتير الشركة ( فلان) فهو يطلعك على كافة أسرار الشركة التي حدثت، وربما التي ستحدث
6- اللباقة والمهارة في التعبير: يعد الحديث اللبق الذي يعتمد على كلمات وعبارات مؤثرة من السكرتير / السكرتيرة، أحد أسباب الاقتناع الجيد، والاحترام الكامل من جانب العملاء والزائرين.
7- الابتعاد عن المبالغة: ويقصد بذالك عدم إبداء الآراء غير المؤيدة بالبراهين، والأدلة الكافية وعدم تقدير الأمور بشكل يتضمن المبالغة في العرض، وكذلك تجنب الكذب والعرض غير الحقيقي للأمور حتى لا يؤثر ذلك على مستوى كفاءته وتقدير الآخرين له، ولعمله والمنشأة التي يعمل بها.
8- الإخلاص والمثابرة: هذه خاصية مهمة، لابد من توافرها في كل من السكرتير أو السكرتيرة، حتى يستطيع كل منهما، إنجاز الأعمال بشكل متقن، وبالموعد المحدد.
السلوكيات.
تعد السلوكيات الصحيحة السكرتير بمثابة مفتاح تقدم المنشأة التي يعمل بها، وأساس بنائها، ولا يخفى على أحد أن سلوكيات كل فرد من أفراد المنشأة التي يعملون بها، تنعكس سلبا، أو إيجابا، على تقدم تلك المنشأة أو فشلها.
وبذلك نستطيع أن نميز جليا الأسباب وراء نجاح بعض المنشآت وفشل البعض الآخر. إن المنشئات التي تعتمد على مجموعة من العاملين الذين يقومون بتنفيذ المهام، المكلفين بها كفاءة عالية الأداء، متجنبين قدر الإمكان، الخطأ، لابد من أن تكون منشأة ناجحة، معتمدين على إدراكهم لوجباتهم، ومسؤولياتهم، والعمل على تنفيذها، واحترام غيرهم من الأفراد احتراما غيرهم من الأفراد احتراما كاملا، والعمل على مساعدتهم قدر المستطاع. إن المنشأ التي يعمل أفرادها في مكان واحد، لا يمكن أن تتحقق أهدافها، إلا إذا تأكدت الألفة والمحبة والتعاون والاحترام التام بين موظفيها، واحترامهم للآخرين من خارج المنشأة.
إن الإدارة التي تعتمد على متابعة السلوكيات الصحيحة لموظفيها، وتعمل على تدريبهم بإيجاد التفكير المنطقي السليم لديهم، هي إدارة رشيدة تتمتع بعناصر نجاحها.
- ولتحقيق مستوى جيد من الكفاءة والارتقاء بالمقومات الشخصية للسكرتير أو السكرتيرة، يتعين الأخذ بمجموعة من السلوكيات، حيث أن أهم عوامل نجاح المؤسسة على الإطلاق تتوقف على تحقيق أهداف المؤسسة. وأن السلوك السليم، المبني على فهم طبائع، ونفسية الأفراد، يؤدي في كافة الأمور، إلى تسهيل وحل كثير من المشكلات التي قد تواجه أي عمل كان.
ويجب على السكرتير أو السكرتيرة مراعاة العوامل التالية بكل دقة:-
1- الظهور بمظهر لائق مريح، و الاحترام الكامل، والمتبادل، لكل من تقابله وتعرفه.
2- التحدث مع الآخرين فيما يخصهم، ويفضلون الحديث فيه.
3- الإصغاء الكامل للحديث، وعدم المقاطعة الآخرين أثناء حديثهم، لإشعارهم بقيمة أنفسهم.
4- عدم اعتراض الجارح، والتحلي باللباقة، والذكاء، عند إبداء وجهة نظر خاصة، أو تصحيح معلومة معينة.
5- مناقشة آراء الآخرين، دون تحيز لأي منهم، وبطريقة موضوعية.
6- الاهتمام بتنفيذ أعمل الغير، في الوقت المحدد، وبكفاءة عالية، تكسبك احترامهم وتقديرهم الكاملين.
7- الصدق والصراحة التامة وعدم المراوغة لأي سبب من الأسباب ومهما كانت الظروف.
8- عدم التفاخر والمدح بالنفس في كل الأوقات، بل دع ذلك للآخرين.
9- عامل الناس كما تحب أن يعاملونك به.
10- تقديم المساعدة اللازمة، لكل من هو بحاجة إليها أثناء العمل.
11- عدم التحدث أو إظهار عيوب المنشآت الأخرى، ومحاولة تكبيرها بشكل يؤدي إلى ازدياد

الفرقة والخلاف معها، حيث، حيث أن السكرتير مثل المنشأ التي يعمل بها.
هذه العوامل المشار إلها أعلاه، هي السلوكيات التي ينبغي أن يتحلى بها السكرتير أثناء تأدية وظيفته. والسلوكيات جزء مكمل لشخصية السكرتير، والتي هي أحدى عوامل نجاحه في أداء عملة على الوجه الأكمل، وبالصورة المثلى، وبها يتحقق النجاح المطلوب في العمل، والحصول على الترقية المالية، والأدبية مقابل ذلك.

الأعداد الجيد لعمل السكرتير اليومي

للتحضير النفسي للسكرتير أو السكرتيرة أهمية بالغة لتحقيق النجاح المنشود للعمل، ولتحقيق الكفاءة في الأداة، بالمستوى المتعارف عليه. على السكرتير أو السكرتيرة استخدام كافة قدراته الشخصية عند عرضة لأفكاره ويشملها التنظيم الجيد، والترتيب والتنسيق للتأثير، معتمدا على البساطة، والسهولة في العرض، بشكل يحقق الرضا الكامل من جانب العملاء والزائرين.
إن احترام السكرتير للعملاء ورضاءهم عن أسلوب التعامل معه، وعن حديثة الشفوي، وإيضاحاته ومعلوماته التي يعرضها، تتوقف إلى حد كبير جدا على درجة البساطة، والتنسيق، والتنظيم الجيد، الكفاءة العالية، التي يجب أن يتمتع بها السكرتير بغرض إيجاد الاستعداد النفسي لقبول هذه المعلومات من جانب العملاء بعد تحليلها وإدراكها إدراكا جيدا، بعيدا عن الارتجال، والعفوية في الاستيعاب.
ولتحقيق هذه الأهداف بالشكل الكامل، يجب توفر الاستعداد النفسي من جانب السكرتير، ومراعاة الأمور التالية:-

1. استعداد السكرتير الجيد لشرح كافة المواضيع التي تقتضيها حاجة العمل لكافة العملاء والمراجعين.
2. الاستعداد الشخصي، والنفسي، للسكرتير، وتسخير قدراته، والتنظيم الجيد لكافة المواضيع المحتمل أن يصادفها، وكتابة كافة المعلومات الضرورية، والهامة بطريقة مختصرة ليتمكن من إلقاء نظرة سريعة عليها أثناء الدوام لترتيب العمل ولاستكمال التناسق في كافة المواضيع المختلفة.
إضافة إلى ذلك... يجب على السكرتير أن يكون حاضر الذهن عن عرض المواضيع الهامة، بما يؤدي إلى استمرار العمل بالشكل المطلوب، ومتابعة الموضوعات المعدة مقدما، وعدم إبعاد تفكيره إلى موضوعات أقل أهمية، وخارجة عن نطاق العمل وبذلك يستطيع السكرتير أن يحقق السيطرة، والنجاح لكافة أعماله اليومية.
مما تقدم يتضح لنا أن القدرات الخاصة للسكرتير أو السكرتيرة، تعد من أهم العناصر في التحضير وإخراج العمل اليومي بشكل جيد، وتنفيذ هذا التحضير أثناء الدوام بالشكل المطلوب، بالاعتماد على سهوله العرض وبساطته، حتى يستطيع التعامل مع كافة العملاء بشكل يحقق به الرضى لهم، والنجاح الكامل للمنشأة، ويحصل على ثقة التقدير المدير في آن واحد.
وظـائف الســكرتير

أن التعرف على وظائف السكرتير، يؤدي به إلى فهم، وتوضيح أبعاد، ومهام هذه الوظائف ودراسة مدى أهمية هذا النوع من الوظائف في كافة المنشآت.
ونوضح فيما يلي بشيئ من التفصيل وظائف السكرتير الخاص، والسكرتير العام.
الســكرتير الخـاص :

هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين، وهو بمثابة مدير أعماله. ويتولى هذه المسؤولية في كثير من المنشآت، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال، والأعمال، ومن

أهم وظائف السكرتير الخاص ما هو آت:-
1. تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.
2. تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها
3. الإطلاع مبكر على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديرة عن بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.
4. القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديرة.
5. المحافظة بشكل عام على أسرار مديرة ونشاطه.
6. إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك.
7. عدم شغل مديرة بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.
8. تنظيم مكتب المدير بشكل دوري وجيد، يسهل معه التعرف على دقائق الأعمال والرجوع إلى المستندات التي تطلب بالسرعة والكفاءة اللازمتين.
9. إعداد التقارير عن الأعمال التي يكلف بها من جانب مديرة، ويوكل إليه دراستها.
10. طباعة المرسلات، والمعاملات، بالمستوى العلمي المدروس.
11. تنظيم المستندات الخاصة بأعمال المدير بطريقة علمية.
12. المحافظة على مواعيد العمل، والاستعداد للاستمرار بعد المواعيد الرسمية عن طيب خاطر، وذلك لتنفيذ بعض المهام التي قد لا تحتاج إلى التأجيل ليوم لاحق.
13. التحدث دائما في الأمور الإيجابية للمنشأة، وأن يذكر مديرة بالسيرة الحسنة في كل الأوقات.
14. مقابلة الزائرين، وعملاء المنشأة، والمهتمين بمقابلة المدير، والاستعداد الكامل لأداء هذا الواجب بما يحقق الرضا، والقناعة والاحترام للزائر، لما لذلك من أهمية بالغة نجاح أعمال المنشأة.
15. مرافقة المدير في زياراته لموقع العمل، وفروعه، لتسجيل كافة ملاحظات ثناء تفقده للتنفيذ، ومتابعة تنفيذ هذه الملاحظات بالسرعة الممكنة والدقة الكاملة.

الســكرتير العــام:

هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة ( سكرتير الدائرة الحكومية ) ومدير إدارات السكرتارية في بعض لمنشآت.
يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي ( السكرتير العام )، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:-
1. الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى، والكتابة في سجلات الشؤون الإدارية ومجموعة الوظائف الخدمية الأخرى، ( مراسلون، حراس ).
2. تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، و إعداد تقرير كامل شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.
3. إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.
4. حضور الاجتماعات الدورية، والعمل أمين سر الجلسات الهامة للمسئولين وإعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسئولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.
5. الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظرة في مستوى كل منهم.
6. العناية من جانبه بالعلاقات العامة للمنشأة، أو الدائرة التي يعمل بها، وإعداد وجهة النظر في الموضوعات التي نشرتها وسائل الإعلام، وتختص بنشاط الجهة التي يعمل بها.
7. الاشتراك مع بعض المسئولين الإداريين بالمنشأة في إعداد خطط مستقبلية، تتعلق بالمحافظة على سمعة المنشأة العامة، والترتيب العام، وأداء الأعمال بدون تأخير، و الالتزام الدقيق بمواعيد العمل، وحسن سيرة، و تقديم الاقتراحات الدورية لمعالجة المشاكل العامة.
مما تقدم يتضح لنا أن السكرتير العام هو الموظف الذكي المتمتع بقدر واف من التفكير السليم، والخبرة العالية، التي قد يؤدي القيام بوظائفه بكفاءة، إلى المساعدة الفعالة في تقدم المنشأة بشكل مستمر.
أن أحد عوامل نجاح المؤسسات، يتوقف على مقدرة العاملين بها، على كسب ود واحترام الآخرين، لما لذلك من تأثير على تحقيق أهداف المؤسسة، وأن السلوك السليم الذي يبني على فهمهم طبائع ونفسية الأفراد، ويؤدي في كثير من الأمور إلى حل كثير من المشكلات التي تواجه القائمين بالعمل بهذه المنشآت.
وكذلك بعد السكرتير الخاص بأحد الوظائف الهامة والضرورية، وفي كثير من المؤسسات أدت كفاءة إلى المساهمة في نمو المؤسسة التي يعمل بها، وإلى تمتعه بالثقة الكاملة من جانب المسئولين فيها، وأدى ذلك في كثير من الأحوال إلى ترقية هذا النوع من الموظفين، إلى وظائف قيادية عليا بالمؤسسة، مكفأة لهم على مقدرتهم الخاصة في أداء العمل، ولإخلاصهم وتفانيهم في نجاح وتقدم المؤسسة للوصول لها إلى المؤسسات الرائدة والعملاقة في آن واحد.
وتتضح لنا من مذكرات سكرتير ناجح مدى أهمية هذه الوظيفة.

مـذكـرات ســكرتير

أنا موظف في مؤسسة كبيرة، تعد من كبرى المؤسسات العاملة في بالدولة، وأتمتع بثقة واحترام كافة المسئولين بها، أعمل بهذه المؤسسة منذ خمس سنوات، منذ فترة قصيرة أقامت المؤسسة حفل تكريم لي، ولبعض الزملاء الذين يعملون بكفاءة وإخلاص كاملين. لقد حضر الحفل مدير عام المؤسسة والذي أعمل سكرتيرا خاصا له، لقد تخرجت في المعهد العربي للثقافة والطباعة بمدينة العين، وحصلت شهادة في السكرتارية وإدارة الأعمال، بعد أن أنهيت دورتي بنجاح وبتقدير ممتاز، وهذا ما ساعدني في نجاح عملي، واحترام المؤولين لي.
إنني دائما أعمل على تنظيم الوقت لمدير عام المؤسسة، أعد له كافة الوثائق والمستندات التي يحتاج إليها في كل اجتماع، أقدم له الملخص الوافي عن ما كتبته الصحف اليومية ويتعلق بنشاط المؤسسة، وهو يثق في إخلاصي وسلامة تفكيري، ولا يخشى من تصرف محرج ل أو للمنشأة أكون سببا فيه.
قال المدير العام ذات يوم عني لرئيس مجلس إدارة المؤسسة التي أعمل بها، إنني أتعاون مع الجميع وأتمتع بثقة الجميع، أبذل دائماً كل جهدٍ ممكن حفاظاً على استمرار نجاحي، وأهتم بأداء عملي، وأنجزه بكفاءة عالية، وإن أخطأت يوماً أحاول جاهداً تقديم حسن التصرف والاعتذار بلباقة ووعي كاملين، أعامل الجميع بروح الود والصداقة والاحترام والأهم من ذالك أنني لا أفشي أسرار المؤسسة لأحد. إنني أحب عملي وأحافظ عليه وأذكر مديري دائماً بالسيرة الحسنة وفي جميع الأوقات. وإن استمرار قيامي بعملي بمستوى الكفاءة التي شعر بها مديري، يجعلني دائماً أبذل جهداً زائداً وعملاً أكثر، أستمر في العمل بعد مواعيده، عن طيب خاطر لا نجز أعمالا إضافية لا تحتمل التأخير ليوم آخر.
أنا سكرتير أبدأ عملي وانهيه كل يوم بكفاءة عالية ومهارة فائقة، واضعاً نصب عيني الأمانة، والإخلاص، وحسن النظام



ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

[Mistress of moon]

المقدمة :

اصبحت السكرتارية جزء مهم وفعال في كل شركة ومؤسسة فلا يمكن الاستغناء عنها . وفيها اختلفت الأدوار التي يقوم بها السكرتير بالنسبة لموقعه وكبيعة عمل المؤسسة التي يعمل فيها . ولم يعد السكرتير السابق والمهيأ للعمل في أية مؤسسة دون تركيز على اكسابه مهارات تتطلبها بعض المؤسسات بحسب طبيعة عملها, لكي يفي بحاجات السوق الحديثة التي تحتاج الى سكرتير مؤهل في اعمال السكرتارية اضافة الى مهارات تتطلبها طبيعة العمل في المؤسسة نتيجة للتوسع في الأعمال وزيادة التعقيدات الفنية التي يتطلبها العمل الحديث.

وفي موضوع السكرتارية يوف يتناول التالي :
ط أنواع السكرتارية
ط السكرتير الخاص
§ مهمات السكرتير الخاص
§ الصفات الواجب توافرها في السكرتية الخاصة
ط السكرتير العام
ط السكرتير المتخصص



ط انواع السكرتارية :
فقد اخذت كليات ومعاهد السكرتارية باحداث عدة تخصصات في اعمال السكرتارية لتفي بحاجات المكاتب الحديثة. ومن التخصصات التي ظهرت في مجالات السكرتارية ةاعمال المكاتب مابلي :
2 السكرتير الطبي: الذي يعمل على مساعدة الطبيب في حفظ ملفات المرضى وتسجيل المواعيد للمرضى مع قيام ببعض الأعمال المكتبية.
2 السكرتير التنفيذي: وهو الساعد الأيام للمدير حيث يقوم بإنجاز العمال الإدارية والإشراف على تنفيذ السياسات العامة للمؤسسة.
2 السكرتير القانوني: الذي يساعد المحامي ف تنظيم أعمال المكتبية.
2 السكرتير المختزل: وهو الذي يتقن الاختزال اتقانا جيدا.

ونظرا لاختلاف هذه التسميات فقد تم تقسيم السكرتارية إلى ثلاث أنواع رئيسية هي:
-السكرتير الخاص. – السكرتير العام. – السكرتير المتخصص.

أ. السكرتير الخاص:
السكرتير الخاص هو الشخص الذي يقوم بمساعدة المدير فقط في انجاز مهمات المكتب كحفظ ملفات المدير ووثائقه واستقبال المراجعين والمكالمات الهاتفية وتسجيل البريد الوارد والصادر وغيرها من المهمات.

مهمات السكرتير الخاص:
1. استقبال الزوار وتقديمهم الى الرئيس.
2. تنظيم الاتصال التليفوني وتوصيل المكالمات الهامة الى الرئيس.
3. الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابللاته اليومية.
4. حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.

الصفات التي يجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:
1. اجادة استخدام الحاسب الآلي.
2. لديها روح المبادرة.
3. المواظبة والانتظام.
4. الوعي والرغبة في العمل.
5. الولاء للرئيس والايمان بمبادئه.

ب. السكرتير العام:
وهو الشخص او القسم او الدائرة التي تقوم بإنجاز أعمال السكرتارية العامة حيث تقدم خدماتها لجميع دوائر المؤسسة دون استثناء.
1. يقوم السكرتير العام بالإشراف على حركة المواصلات في المؤسسة.
2. كما يشرف عل الاتصالات الكتابية الأخرى الداخلية منها والخارجية مثل المراسلات والمذكرات والتقارير وغيرها.
3. الاشراف على قاعة استقبال الزوار والمراجعين لجميع الدوائر في الؤسسة.
4. يشرف السكرتير العام على دوام الموظفين في الصباح والمساء وعند طلب المغادرة خارج المؤسسة.
ج. السكرتير المتخصص:
يعتبر دور السكرتير المتخصص من الادوار الفنية, حيث يفترض أن يكون متخصصا في ناحية معينة من نواحي العمل المكتبي او الإداري او الفني في المؤسسة.
وتوجد عدة انواع من السكرتارة المتخصصة اهمها:
1. مدير المكتب : ويقوم السكرتير المتخصص بأعمال متعددة في مكتب أحد الوزراء او الوكلاء او رؤساء المجالس. وتتصف اغعمل مدير المكتب بالاهمية حيث يقوم باعمال فنية وادراية وانسانية.
2. السكرتير الفني : يطلق اسم السكرتير الفني او المستشار الفني على الشخص الذي يتخصص في الناحية الفنية حيث يقوم بدراسة المشكلات الفنية.
3. السكرتير القانوني : ويكون هذا السكرتير متخص في الامور الحقوقية والقانونية. ولكل وزارة ومؤسسة كبيرة سكرتير قاوني تحال اليه القضائية والمشكلات القانونية


الخاتمة :
برايي ان السكرتارية لا يمكن الاستغناء عنها مهما كان حجم هذه المؤسسة او الشركة. فحتى تتخذ الشركة قرارتها السليمة والمناسبة يجب وجود السكرتارة ليتخذ هذه القرارت, السكرتارية تؤدي معظم الأعمال المهمة في الشركة.
ولا ابالغ ان قولا ان قلت بان السكرتارة منو جهة نظري الاصة بمثابة الشرايين في القلب التي لا يمكن الاستغناء عنها, فدعونا نتصور الجسم بدون شراين او بدون قلب فكيف يعيش الانسان . فذلك هو وضع الشركة فبدون السكرتارية لا يمكن تنظيم امور الرشكة وبالتالي عدم تطورها وتعرضها للخسارة.


ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات لإدارات أو الرؤساء، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية، وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدرا كبيرا منا لمعاونة في تيسير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة.
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي:
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية، وليتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقا لظروفه الخاصة، فهناك الدوائر الصغيرة، والدوائر الكبيرة. وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة.
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث أن عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسؤوليات. ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهاراتهم.
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية:
1- مركزية السكرتارية:
وهي تخصيص إدارة واحدة، وتحدد مسؤولياتها في تقديم كافة المعاونات والخدمات المكتبية.
ويفضل اتباع هذه الطريقة في الأجهزة الصغيرة الحجم، وأيضا الحديثة الإنشاء.
2- لا مركزية السكرتارية:
وهنا يكون لكل إدارة قسم خاص بها لتقديم الخدمات المكتبية وله موظفون مختصون به.
ويفضل اتباع هذه الطريقة للدوائر الموزعة على مناطق جغرافية متباينة.
3- الجمع بين المركزية واللامركزية:
وتقوم هذه الطريقة على أساس الجمع بين الطريقتين السابقتين، بحيث يكون تقديم الخدمات المكتبية للإدارات، بطريقة لا مركزية، فمثلا توجد في كل إدارة وحدة لتقديم الخدمات المكتبية المختلفة كالنسخ والحفظ والتصوير وغيره. أما مهام الرقابة والتنسيق والإشراف فتكون مركزية كحفظ الوثائق الغير نشيطة في مستودع للحفظ المركزي. وتنظيم الوارد العام والصادر العام ومتابعة البريد الوارد. ويفضل اتباع هذه الطريقة للدوائر الكبيرة الحجم.
* أنواع السكرتارية:
أولاً- السكرتارية العامة:
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره.
ثانياً- السكرتارية الخاصة:
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله. كالاتصالات الهاتفية والكتابية والنسخ والخط واستقبال الزائرين وتنظيم الاجتماعات وتلخيص المقالات وتنظيم سفريات الرئيس.
ثالثاً- السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسؤولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها. مثل السكرتارية القانونية، السكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن.
* السكرتير الخاص:
وهو شخص يختاره الرئيس، يكون موضع ثقته، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات وإعداد التقارير وغير ذلك.
ومن تعريف السكرتير الخاص نجد أن مهمته تنحصر في معاونة الرئيس في أداء مهام وظيفته الرسمية فقط، ولا يمتد ذلك إلى النواحي الشخصية بالرئيس كالمعاونة مثلا في إدارة أمواله الخاصة.
وتطلق كلمة سكرتير، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضاً تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
ومن تعريف السكرتير يتضح إن الرئيس يختار سكرتيره الخاص بنفسه، بناء على ثقته في المواصفات الشخصية والعملية لدى هذا السكرتير.
والمواصفات الواجب توافرها في السكرتير الخاص هي:
أولاً- صفات شخصية.
ثانياً- صفات علمية.
أولاً- الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير:
1- حسن المظهر والهندام:
وقد يقصد بذلك المظهر والهندام الخارجي للسكرتير بشرط عدم المغالاة في ذلك حتى لا يعطي عكس الانطباع المطلوب




ومسامحة على القصوور
تحياتي
ريد روز