لو سمحتو ابي بحث ضروري عمك212 و قان211 ابليـــــــــز

[ولد الذوادي 17]

لو سمحتو ياشباب او شابات لو تثدرون اتحصلون لي بحث عمك 212 او قان211 ابليـــــــــــــــــز ؟

[نسايم ليل]

تفضل اخوي

عمك 111

الاتصالات الهاتفيه ودور موظف الاستقبال في الاتصالات ....
المقدمة:
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .

العرض:
ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وإنصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الأدوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة .


أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي
-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، ألا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .ألا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .

ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .

أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الادلة الهاتفية
3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"

الخاتمة:
موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .

===========================

وذي ثاني

المقدمة
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر . وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والافكار والمشاعر والاحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية او حركية .
وعلى هذا الاساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة ان تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .
تعد الاتصالات الشفهية اقدم اساليب وانواع الاتصال التي عرفها الانسان ويمكن الاستدلال على ذلك من خلال قوله تعالى :
بسم الله الرحمان الرحيم
(( إذ قال ربك للملائكة اني جاعلٌ في الارض خليفة ، قالوا أتجعل فيها من يفسد فيها ويسفك الدماء ونحن نسبّح بحمدك ونقدس لك ، قال اني اعلم ملا تعلمون . وعلم آدم الاسماء كلها ثم عرضهم على الملائكة فقال انبئوني باسماء هؤلاء ان كنتم صادقين، قالوا سبحانك لا علم لنا الا ما علّمتنا انك انت العليم الحكيم . قال يا آدم انبئهم باسمائهم فلما انبأهم باسمائهم قال .... ))
صدق الله العلي العظيم
سورة البقرة آيات 30-33

والاتصالات الشفهية من افضل انواع الاتصال كونها تسمح باعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الافراد وترفع الروح المعنوية لديهم .
ويمكن تلخيص دور امين السر في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والاوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في ادارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في ادارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في ادارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وانصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الادوات المكتبية الحديثة وبالخصوص اجهزة الهاتف بانواعها المختلفة .
أمين السر والهاتف
أهمية ومزايا وعيوب الاتصالات الهاتفية:
أ-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من اهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في ارسال المعلومات الى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي اهم وسائل الاتصال ، الا انه يعاب عليها الاجراءات المعقدة التي تمر بها من اجراءات للبريد الصادر واجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .الا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في ادارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً الى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب ان تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة او في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من اهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث واكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال اما للحصول على بيانات او معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .
قواعد وآداب إستخدام الهاتف:
أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الادلة الهاتفية
3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"
ب- الآداب العامة او اصول التحدث بالهاتف :
اليك أمثلة لبعض ما يجب ان يقال أثناء التحدث بالهاتف :
لا تقل قل
- لم يحضر بعد . - غير موجود في المكتب الآن
- خرج لتناول القهوة . - هل اطلب إليه أن يتصل بحضرتك ؟
- انه في اجازة . - أمِنَ الممكن ترك رسالة لابلغها للسيد ...؟
- انه غير موجود حالياً في المكتب . - انه على سفر أيمكن لشخص آخر ان يجيب مطلب حضرتك ؟
- انه مشغول . - انه في اجتماع . هل اطلب اليه ان يتصل بحضرتك بعد انتهاء الاجتماع ؟
- عنده زائر . - آسف لانه خرج من مكتبه لبضع دقائق .
- لا يمكنه ان يتكلم مع احد الآن . - أتترك له رسالة ام ترغب في ان يطلب حضرتك بمجرد عودته .
- انتظر على التليفون . - دقيقة واحدة من فضلك لان جرس التليفون الآخر يدق ؟
- انتظر حتى احضر ورقة وقلماً . - لحظة واحدة من فضلك .
- من الذي يتكلم . - أيمكن أن اخبر السيد / - من الذي يتكلم ؟
- من أنت ؟ - اهناك ما يمنع من ان تخبرني باسم حضرتك .
- ما الذي تريد ان تتحدث اليه في شأنه . - امن الممكن ان تخبرني عما تريد ان تتحدث اليه في شأنه .
- انتظر على التليفون حتى احضر لك المعلومات المطلوبة . - يتطلب احضار البيانات التي تطلبها حضرتك بضع دقائق انتظر على التليفون ام اطلب حضرتك بمجرد اعدادها ؟
- ليس ذلك من اختصاص هذا المكتب . - يؤسفني ان اقول ان حضرتك اتصلت بالمكتب الغير مختص ويمكنك ان تتصل بالرقم …
- ارفع صوتك لاني لا استطيع سماعك . - آسف لا استطيع سماعك جيداً .
- اعد ما قلته ثانية . - أمِنَ الممكن إعادة ما قلت ثانية ، من فضلك ؟
- اخبره بان يتصل بي في رقم ... - ارجو ان تخبر السيد …بان يتصل بي في رقم

الخاتمة
وافراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من اداء اعمالهم ، وهم يقضون معظم اوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وانتاجية اعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي الى رفع الروح المعنوية للافراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
وأمين السر كفرد من أفراد المنظمة او الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير او المدير من جهة اخرى.

الفهرس :

1- المقدمة
2- دور أمين السر في الإتصالات الشفهية
3- أهمية ومزايا الأتصالات الهاتفية
4- قواعد وآداب إستخدام الهاتف
5- الآداب العامة او اصول التحدث بالهاتف
6- الخاتمة

والسموحه عالقصور

[نسايم ليل]

وذي لقان 211

http://bahrainforums.com/usersfiles/1059-qanon-211.zip

والسموحه عالقصور

[ولد الذوادي 17]

مشكورة اختي نسايم على البحث ولا ماقصرتي معاي الله يعطيج العافية انشالله مشكووووووووووووورة والف الشكر لج

[أصل العرب]

تفضل اخوي عمك 211

آلات المنشآت والمنظمات
في الآلات للمنشآت والمنظمات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، فهي تستخدم في المكاتب (حكومية أو أهلية ثقافية أو صناعية أو غيرها) أنواع متعددة من الآلات، كالآلات الكاتبة والحاسبة والمُرسلة وغيرها، وقد تعددت أنواع الآلات الحديثة، مما يحتاج إليها كل مكتب ومنشأة على اختلاف الاحتياج كثيراً أو قليلاً، وتهدف الإدارات العصرية من شراء الآلات التابعة للمنشآت إلى تحقيق أغراض متعددة للمنظمة، فإدخال الآلات والأجهزة الحديثة إلى المكاتب لها فوائد كثيرة مثل:
أولاً: زيادة في سرعة الأعمال، فإن القيام بالأعمال بواسطة الآلات يؤدي إلى السرعة في إنجازها، ومن الواضح أن الأعمال تكون سريعة بآلاتها اليدوية فكيف بها إذا كانت كهربائية كما هو المتعارف الآن.
ثانياً: إنها لا تتعب الإنسان كما يتعب إذا عمل بيده، وحتى الآلات اليدوية أقل إتعاباً من اليد وحدها، وتظهر فائدة السرعة وعدم التعب ما يلزم القيام ببعض الأعمال في أوقات محددة وقصيرة، مثل تحضير رواتب الموظفين في المنظمة في وقت قصير، وقبل بداية العطلة الرسمية وما شابه ذلك.
ثالثاً: إشعار الموظف بالرضا، حيث إنّه يشعر بالدخول في الحضارة الحديثة أكثر فأكثر.
رابعاً: تخفيض في التكاليف، حيث تساهم الآلات بتخفيض نفقات القيام بالأعمال المرتبطة بالمنشأة، وذلك بتخفيضها من عدد الموظفين وفي توفيرها الغرف والمكاتب التي تخصص للموظفين، فإن الآلة تستطيع أن تقوم بالأعمال العديدة ولولاها لاحتاجت المنشأة إلى موظفين أكثر، فهي تحل محلهم في القيام بالأعمال، ولذا تتحقق وفرة في عدد الموظفين عند إدخال الآلات إلى المنشآت مما يُستغنى عن جملة منهم، ويمكن الاستفادة من هذه الوفرة في الأيدي العاملة في مجالات أُخرى من مجالات الحياة، التي تعددت واحتاجت إلى كثرة من الموظفين، ولهذا السبب فإن الموظفين في كثير من الأحيان ينظرون إلى الآلات نظرة خوف وريبة، وذلك خشية أن تحل هذه الآلات محلهم في المستقبل فيفقدون وظائفهم ويضطرون للبحث عن وظائف جديدة في مجالات عمل أُخرى، وكذلك يخافون من تقليل الأُجور لقانون العرض والطلب.
خامساً: الدعاية والمفاخرة، فإن بعض المنشآت تقوم بشراء الآلات الجديدة والغالية الثمن أحياناً بهدف الدعاية لنفسها والمفاخرة أمام المنظمات الأُخرى، ولأجل ظهور المنظمة أمام الجمهور بأنها منظمة متقدمة ومتمشية مع متطلبات العصر، وذلك بدون الأخذ بعين الاعتبار مدى حاجة المنظمة إلى تلك الآلات أو توفّر كمية العمل اللازمة لتشغيلها باستمرار أو غير ذلك، وإنما الهدف الدعاية، ومن الواضح أن للدعاية أثرها الفعال في ترويج البضاعة أو ما أشبه.
سادساً: زيادة الدقة في العمل، فإن الدقة من أهم ميزات الآلات الحديثة، فالإنسان يخطئ أحياناً أثناء قيامه بعمله لكن الآلة لا تخطئ، وإذا أخطأت، فإن الخطأ يكون ناتجاً في أصله من الإنسان الذي يشغل الآلة أو يعد البرنامج لها، نعم تخطئ الآلة إذا عطبت، وذلك مبحث آخر، ودقة الآلة في القيام بالأعمال يؤدي إلى تقديم خدمات أفضل إلى جمهور المستفيدين.
سابعاً:زيادة في الأمن والسلامة في المنظمة، فإن وجود الآلات يقلل من فرص السرقات والاحتيال واللف والدوران في المنظمات، كما يقلل من فرص الحرائق فيها.
ثامناً: إراحة الموظفين من الأعمال الروتينية، فإنه توجد في المنظمات بعض الأعمال التي تعتبر روتينية ومملة وغير مرغوب فيها من قبل الموظفين أو من قبل الجماهير المراجعين للإدارة، فإن إعطاء مثل هذه الأعمال الروتينية للآلات المكتبية لتقوم بها يقلّل من تذمر الموظفين ونفورهم ونفور الجماهير من المنشأة، فالآلات لا تشعر بالملل ولا بالتعب من القيام بمثل تلك الأعمال، وإن كانت الآلة أحياناً تتعب بمعنى أن الواجب إراحتها من جهة ارتفاع الحرارة فيها، بسبب الحركة المستمرة الموجبة لعطبها أو ما أشبه ذلك.
تاسعاً: التوسعة في العمل إذ أن الآلة تقوم مقام جملة من الموظفين فبدون الآلة يكون الناتج قليلاً، ومعها يكون كثيراً.
عاشراً: تقليل الموظفين، حيث تقوم الآلة بعمل جملة من الموظفين، فمثلاً في البريد تقوم آلة الفرز بفرز الرسائل وتخصيص كل جملة من الرسائل للبلد المرسلة إليه، وذلك يوجب تنقيص عدد الموظفين إلى الربع أو الخمس مثلاً وهكذا، والفرق بين هذا وبين التوسعة في العمل أنه ربما لا تتحمل المؤسسة لضيق مكانها أو ما أشبه إلى الاستيعاب، بينما تقليل الموظفين يخفف من مشاكلهم ورواتبهم وما أشبه ذلك.
حادي عشر: إعطاء حاجات الجماهير أسرع، مثلاً المخبزالآلي يعطي الخبز لألف إنسان بينما ليس كذلك إذا كان هناك عمال يقومون بتحضيرالخبز.
ثاني عشر: يأتي من الآلة ما لا يأتي من غيرها، كالجمال في الخياطة وإفراغ الهواء من المعلبات وغير ذلك.
عيوب الآلات الحديثة
لكن في نفس الوقت للآلات الحديثة عيوب، وإن كانت المزايا تفوق العيوب ولهذا يستخدمها المديرون في مؤسساتهم، فمثلاً من العيوب:
الأول: الآلة قليلة المرونة، فلكل آله أو جهاز من الأجهزة المكتبية أعمالاً مخصصة لها تقوم بها، وعندما لا يتوفر العمل في مجال اختصاص الآلة فإنها تبقى متوقفة بدون عمل، بعكس الموظف، حيث يستطيع أن يقوم بالعديد من الأعمال، وأن يتدرب على أي نوع من أنواع العمل.
الثاني: إنها معرّضةً للكسر وللتلف، وهذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار، فقد يؤدي أي كسر أو تلف في الآلة إلى توقف الأعمال في المنظمة، لا سيما إذا لم يكن متوفراً في المنظمة سوى آلة واحدة، وهذا وإن كان يقابل بمرض الموظف أو غيابه اضطرارياً إلا أن المرض والغياب أقل في الاعتبار من الكسر والتلف.
الثالث: الآلة تحتاج إلى موظفين مدربين ومتخصصين لتشغيل الآلات، خصوصاً إذا كانت معقّدة، ونفقات الحصول على هؤلاء الموظفين المتخصصين للآلات تكون مرتفعة في بعض الأحيان، كما أن تدريب الموظفين الموجودين في المنظمة لاكتساب المهارات اللازمة لتشغيل تلك الآلات يكلّف المنشأة كثيراً من الناحية المالية، بل ومن الناحية الاجتماعية أيضاً وخصوصاً إذا كان التدريب يتم خارج البلاد.
الرابع: كثيراً ما توجب الآلة الضوضاء، بينما الإنسان ليس كذلك.
الخامس: تنشر الآلة الوساخة من جهة الاحتياج إلى الوقود والتزييت وسائر المواد،بينما الإنسان ليس كذلك.
السادس: الآلة تتطلب قطع غيار ولوازم خاصة، مما لا يتطلب الإنسان مثل ذلك.
السابع: الآلة تحتاج إلى صيانة دائمة، والصيانة الدائمة تكلف الإدارة مبالغ من المال والموظفين.
الثامن: شراء الآلات يتطلب إنفاق مبالغ كبيرة من رأس المال.
التاسع: إن الآلات الحديثة تصبح قديمة بسرعة، وتحل محلها الآلات الأكثر حداثة، فإبقاؤها يوجب تأخر المنظمة اجتماعياً مما يؤثر في النتائج والأرباح، وتبديلها يكلف إنفاق مال كثير من المنشأة.
العاشر: في الآلة أخطار من جهة المس الكهربائي، أو بتر اليد والرجل، أو نحو ذلك كما في آلات النجارة والحدادة وغيرهما.
الحادي عشر: إن الآلة في كثير من الأحيان، توجب تخريب العمارة من جهة اهتزاز الجدران ونحوها مما يوجب تصدعها.
الثاني عشر: تقليل فوائد الأطعمة، التي تصنع بالآلة كالطحن بواسطة المطحنة الكهربائية ونحوها حيث تحرق الآلة المواد الحيوية من الأطعمة والحبوب ونحوها، إلى غير ذلك.
ثم مرادنا بالآلة في هذا المبحث غير الآلة التي توفر للموظفين الراحة، كالبرادات والمكيفات والمدافئ، وكذلك ليس المبحث في مثل الهاتف ونحوه مما يحتاجه الإنسان عموماً، نعم هذه الآلات الخارجة عن الآلات المكتبية تؤدي بعض الفوائد السابقة، كالمظهر اللائق وسرعة إنجاز الأعمال ونحوها، كما أن لها بعض الأضرار السابقة، كالخطر والحاجة إلى الصيانة وعمل الضوضاء.
الاختيار الأمثل للآلات
ثم إنه يجب على الرئيس أو الشخص الملقى إليه مهمة شراء الآلة، أن يتمهّل قليلاً قبل الشراء، ويقوم بإجراء دراسة شاملة حول الموضوع، وعلى ضوء هذه الدراسة يستطيع أن يتخذ قراره بخصوص هذا السؤال: هل هناك حاجة ماسة إلى آلة ما من أي جهة من الجهات السالفة الذكر؟ وإذا كان الجواب بالإيجاب، فيأتي دور السؤال الثاني: أية آلة يجب اختيارها؟ والغالب أن الجواب عن السؤال الأول بالإيجاب، وذلك يعود إلى الزيادة الكبيرة في الأعمال المكتبية، سواء في المكاتب الحكومية أم مكاتب سائر المنشآت حتى مثل المدارس وما أشبه، لكن من الضروري على الجهة المكلفة بشراء الآلة إن رأت ذلك مناسباً أن تسأل نفسها: هل من الممكن تسهيل العمل أو حذفه أو تغيير الطريقة التي يتم بها، بحيث يكون بالإمكان الاستغناء عن الحاجة لشراء الآلة؟ فإذا كانت الحاجة إلى العمل واضحة ولا يمكن حذفه، فهل هذا العمل يبرر شراء الآلة؟ لأنه بالمقارنة قد ترى أنه لا حاجة إلى شراء الآلة لكثرة التكاليف أو ما أشبه ذلك، وإذا اتضح للجهة المسؤولة عن شراء الآلة أن الحاجة ماسة لشرائها، فاللازم أن تلاحظ وتتساءل عن نوع الآلة المناسبة للقيام بالأعمال في المنشأة؟ ففي السوق والمعارض أنواع متعددة من الآلات، وأن لكل نوع مزايا وعيوباً يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار قبل الشراء، فعليه أن يأخذ بعين الاعتبار جميع الجوانب قبل الشراء مثل: هل هذه الآلة متينة أو ضعيفة؟ وهل هذا يسقط عن الاعتبار بعد مدة بتغيره إلى آلة أخرى أو لا؟ وما هي أفضل آلة من بين الآلات المتوفرة في السوق وأكثرها ملائمة للقيام بأعمال المنشأة؟ مع ملاحظة وضع المنشأة ومكانتها.
ثم يسأل: ما هي الفوائد التي ستجنيها المنشأة من شراء هذه الآلة؟ فهل هذه الآلة تؤدي إلى إنجاز الأعمال بسرعة مطلوبة؟ وهل تخفض هذه الآلة من التكاليف الإدارية لأنها تسد مسدَ الموظفين؟ وهل أنها تقلل من الأخطاء وزيادة الثقة في القيام بالأعمال؟ وهل أنها توجب إراحة الموظفين من الأعمال الروتينية المملة؟ إلى غير ذلك من الفوائد التي تقدمت، وبإمكان الجهة المكلفة بشراء الآلة الاستفسار من المنشآت الأُخرى التي تستخدم تلك الآلة لأخذ فكرة عن مزاياها وعيوبها، كما أن بإمكان الجهة المكلفة أن تأخذ فكرة عن تلك الآلة من وكيلها أو بائعها، لكن بشرط أن يكون الوكيل أو البائع مأموناً في صدقه لا حريصاً على البيع، لأن البائع والوكيل غالباً ما يبيّن المزايا التي تتمتع بها الآلة ويقلل كثيراً من عيوبها أو ينفيها إطلاقاً، فإذا أرادت الجهة المكلفة بشراء الآلة الاعتماد على البائع والوكيل، فاللازم أن تكون على علم بسابقتهما من صحة القول والإنصاف، وعلى أيّة حال فاللازم أن يقوم الرئيس أو الجهة المسؤولة بجمع كمية كبيرة من المعلومات عن الآلة، التي يفكر في شرائها من مصادر متعدّدة، لكي يكون قراره مبنيّاً على أُسس سليمة عند شرائها، كما أن على الجهة المسؤولة أن تتساءل: أيهما أفضل الإيجار أم الشراء؟ إذ حال الآلة حال السيارة والدكان والدار وغيرها قد، يكون استئجارها أفضل وقد يكون شراؤها أفضل، وإذا تمكنت الجهة المسؤولة من فحص الآلة واختبارها قبل الشراء للتأكّد من مزاياها واكتشاف عيوبها فيجب أن تفعل ذلك، سواء بنفسها إذا كانت قادراةً على ذلك، أو باستخدام مهندس يتمكّن من الاختبار.
مميزات الآلات المختارة
ثم على الرئيس أو الجهة المسؤولة أن يراعي قبل اختياره الأُمور التالية:
الأمر الأول: سهولة تشغيل الآلة، فإن سهولة تشغيل الآلة يعتبر من مزاياها، إذ بعض الآلات لا تشتغل إلاّ بصعوبة، وبعض الآلات تشتغل بسهولة، فإذا اشتغلت بسهولة فيجب أن يأخذ بعين الاعتبار المفضّل بينها وبين الآلات الأُخرى، إذ من الممكن أن تكون آلة أكثر سهولة في التشغيل من هذه الآلة، فإن سهولة تشغيلها تساعد الموظفين في التشغيل، كما تساعد في تدريبهم عليها في وقت قصير وبتكلفة أقل، وتكون الآلة بالنتيجة منجزةً للأعمال بسرعة ومقلّلةً من التعب، كما أنها تقلل من الأخطاء التي يمكن أن ترتكب أثناء القيام بعملية التشغيل، فكلما كان وقت التشغيل أقصر كانت الأخطاء أقل.
الأمر الثاني: المتانة، فإن الآلة حيث تستخدم من قبل أعداد مختلفة من الموظفين، وتحت ظروف متفاوتة، وكثير من الموظفين لا يهتمون بالحفظ، فإذا لم تكن الآلة قوية متينة تكون معرضة للتلف بسرعة، وتسبب بذلك الخسارة للمنظمة، فاللازم على الجهة المسؤولة ملاحظة المتانة والمقايسة بين الآلة التي تريد شراءها، وبين سائر الآلات التي هي من هذا النوع.
الأمر الثالث: مرونة الاستخدام، والمراد بالمرونة إمكان استخدام الآلة للقيام بأنواع متعددة من الأعمال، فإذا كانت كمية العمل المتوفرة لدى المنشأة من نوع واحد من الأعمال لا تكفي لبقاء الآلة في حالة عمل مستمر، فإن من الأفضل شراء آلة تتوفر فيها المرونة، بحيث تستطيع القيام بأنواع متعددة من الأعمال، لكي يكون بالإمكان الاستفادة منها في تلك الأعمال كماكنةِ الخياطة التي تخيط وتطرز وغير ذلك، وأحياناً تكون ماكنة واحدة تقوم بعشرة من الأعمال أو أكثر، أما إذا كانت كمية العمل في المنشأة كافية لبقاء آلة ما في حالة عمل مستمر فإن من الأفضل شراء آلة متخصصة في ذلك النوع من الأعمال، لأنه لا تكون هناك فرصة لبقاء الآلة بدون عمل، حتى تستخدم ما فيها من الأنواع الأُخرى من الأعمال، والغالب في المنشآت خصوصاً المنشآت الكبيرة احتياجها إلى الأعمال المتعددة، فيكون النوع الأول هو المفضل.
الأمر الرابع: قابلية التكيف مع الأنظمة المعمول بها، فإنه يجب على الجهة المسؤولة مراعاة قابلية الآلة للتكيف مع الأنظمة والترتيبات المتبعة في المنشأة، بحيث يكون بالإمكان استخدام الآلة بدون إدخال تغييرات كبيرة على الإجراءات، وعلى النماذج والسجلات، وعلى مصادر المعلومات الموجودة في المنشأة، فآلة قابلة للتكيف مع الوضع الحالي للمنشأة، أفضل من آلة أُخرى يتطلب إدخالها في المنشأة، إعادة تصميم النماذج المستخدمة في المنظمة، وإعادة ترتيب الملفات ومصادر المعلومات وغيرها من التغييرات، كما أن المنشأة إذا كانت عازمة على التغيير بعد سنة مثلاً، فالواجب أن تكون الآلة قابلة للتكيف، بأن تكون ذات فائدة في الحال الحاضر، وذات فائدة في المستقبل، لإمكان تكيفها حسب التغيير في المنظمة.
الأمر الخامس: قابلية النقل والحمل، فإنه في كثير من الأحيان لا تبقى الآلة في مكان واحد إذ تنتقل من موظف إلى موظف آخر أو من غرفة إلى غرفة أخرى، ولذا فإن خفة وزن الآلة وسهولة نقلها توفر كثيراً من الجهد أثناء نقلها وتحريكها من مكان إلى مكان آخر، خصوصاً إذا كانت المنشأة تريد الانتقال إلى محل آخر أو بلد آخر، ويلاحظ أن الاتجاه الحديث في الآلات المكتبية هو في التقليل من وزنها وحجمها مع المحافظة في نفس الوقت على جودة نوعيتها، نعم كثير من الناس يحبون المظهر الكبير ولهذا لا يلاحظون هذه الجهة، وإنما يلاحظون كبر المظهر، وذلك أمر آخر لسنا بصدده، وعلى أي حال، فعلى كل مدير أن يختار ما يليق بمقصده وهدفه، وإن ما ذكرناه من قابلية النقل والحمل وسهولتهما، إنما هو الأصل الأولي، ويستثنى منه ما استثنيناه من إرادة المدير المظهر أو نحو ذلك.
الأمر السادس: توفر خدمات الصيانة، بمعنى اختيار الآلة التي تتوفر لها قطع الغيار وخدمات الصيانة في وقت سريع، كما يتوفر لها موظفو الصيانة الأخصائيون، فكثيراً ما تنعدم قطع الغيار أو موظفو الصيانة، فمثل هذه الآلة يجب أن تعطى الأولوية عن الآلة الأُخرى، التي يصعب الحصول على ما تحتاجه من القطع والخبراء، الذين يتمكنون من تشغيلها عند الحاجة.
الأمر السابع: قلة تكاليف تشغيل الآلة وقطع غيارها والموظفين الذين يقومون بالتشغيل، وما أشبه ذلك، فإنه عند المفاضلة بين أنواع متشابهة من الآلات، من حيث المزايا والعيوب، فإن ملاحظة تكاليف التشغيل لها، ابتداءاً أو استدامة أو تصليحها أو تبديل قطع الغيار في صورة عطب بعض القطع، تفيد عند إجراء المفاضلة بين الآلتين، وأقل الآلات تكلفة من ناحية التشغيل، تعتبر أفضل بالنسبة إلى المؤسسة، وتتضمّن تكاليف تشغيل المواد اللازمة للآلة والمعدات الخاصة التي تحتاجها والنماذج ومساحة المكتب، الذي تشغله والمحروقات أو الطاقة التي تحتاج إليها لأجل تشغيلها والإصلاحات اللازمة لها، فمثلاً قد تحتاج إلى الوقود من القسم الراقي الغالي، وقد تحتاج إلى الوقود من القسم المتعارف الشائع، أو من القسم الرديء الرخيص، وتفاوت القيمة بينها كثير.
الأمر الثامن: خصوصيات التشغيل، فمثلاً قد تحتاج الآلة إلى جهد كهربائي عالي في التشغيل بحيث إذا انقطع التيارلا يمكن تشغيلها بواسطة المولد، فإن مثل هذه الآلة غير مفضّلة بالنسبة إلى الآلة التي يمكن تشغيلها بالمولد أيضاً، هذا بالنسبة إلى البلاد التي تنقطع الكهرباء فيها كثيراً، ككثير من البلاد المتخلفة كالشرق الأوسط ونحوه، فاللازم شراء آلة تشتغل حتى بالتيار الكهربائي المنبعث من المولد.
الأمر التاسع: شهرة الشركة المنتجة للآلة، فغالباً لا تكون الشهرة إلاّ واقعية، فعلى الرئيس أن يعتمد عليها ليتأكد من مزايا الآلة الفنية، ولذا فإنه يعتمد في بعض الأحيان على شهرة المصنع المنتج للآلة، وعلى أمانة واستقامة وكيلها، فيطلب من الوكيل أن يزوده بالآلة الجديدة، ويأخذ منه الضمانات والكفالات على جودة الآلة، لكن الشهرة التي هي قابلة للاعتماد عليها، هي الشهرة التي جاءت من قدم المصنع وبقي على شهرته، وإلاّ فالشهرة الوقتية ربما تكون زائفة ومصدرها وسائل الدعاية.
الأمر العاشر: المنظر وتصميم الآلة، فإن المكتب إذا طلب آلة جديدة وكانت جيدة في التصميم، فيجب ملاحظة كونها جميلة بالمنظر بحيث تسر العين عندما تنظر إليها، ولا تزعج الأُذن بصوتها وضوضائها، فإن مثل هذه الآلة تكون مسرّة للعين والأُذن، وتكون جالبة للزبائن أكثر فأكثر، فكما أن النفس تريد الشيء الجيد، فالعين والأُذن أيضاً يريدان الشيء الجيد وكذلك بالنسبة إلى الأنف، فإذا كانت هناك آلة تشتغل بالكازأويل وأُخرى بالنفط الأبيض وفرض عدم أهمية القيمة بالنسبة إلى المؤسسة، فاللازم شراء الآلة التي تشتغل بالنفط الأبيض لا التي تعمل بالكاز، وكذلك الآلة الكهربائية إلى غير ذلك.
الأمر الحادي عشر: تكلفة العقد من حيث الرهن والإجارة أو البيع، فإذا أمكن للإدارة كلا الأمرين لوحظ أقلهما تكلفة، كما تقدمت الإشارة إلى ذلك.
الأمر الثاني عشر: تكلفة الآلة، فإذا كانت هنالك آلتان متساويتان من جميع الحيثيات، إلا أن إحداهما أدوم، فاللازم تقديم هذه الآلة على الآلة التي هي أقل دواماً، فإن الآلة قد يكون ثمنها أعلى من ثمن آلة أخرى مماثلة لها، ولكن تبقى ذات الثمن الأعلى مدة أطول، فإن الآلة الغالية الثمن تبدو أكثر فائدة وأفضل لشرائها من الآلة الأخرى بالنسبة إلى المنشأة، فإذا أراد المدير اختيار آلة ما من بين عدة أنواع من الآلات، فإذا تبين لدى المفاضلة بين الآلات أن هناك آلتين متساويتين بالنسبة للعناصر المذكورة سابقاً كالمتانة والمنظر وما أشبه، في هذه الحالة، فإن عنصر تكلفة الآلة يؤخذ بعين الاعتبار ويكون هو العنصر الحاسم في اتخاذ القرار، ويدخل في تكلفة الآلة أيضاً، مدة استخدام الآلة وقيمة المتبقي منها بعد خصم الاستهلاك إذا كانت بالأقساط، وسياسة الشركة المنتجة في أخذ الآلة القديمة المستعملة واستبدالها بآلة جديدة وما أشبه ذلك، فإنه قد تكون الآلة المقسطة أولى من الآلة التي يجب دفع قيمتها مرة واحدة، وكذلك الآلة التي يمكن استبدالها عند نفس الشركة أفضل من الآلة التي لا يمكن استبدالها عند نفس الشركة، وإنما يجب أن تباع بالأسواق.
الأمر الثالث عشر: التوحيد في الشكل والمضمون.
ثم إذا أراد المدير شراء آلات متعددة من جنس واحد، كالآلات الكاتبة أو الحاسبة أو ما أشبه فمن الأفضل أن تكون موحدة في الجنس والشكل وسائر الخصوصيات، لأن توحيد الآلات في المكتب الواحد له فوائد، كالحصول على الآلات بتكاليف أقل (بسعر الجملة) ويتحقق ذلك في المفاوضات عند توقيع عقد الشراء، والمرونة والسهولة في الخدمة والصيانة والقيام باستخدام تكاليف أقل، والتخفيض في تكاليف تدريب الموظفين بتشغيل الآلات، وإعطاء منظر متناسق وجميل للمكتب الذي توضع فيه آلات من نوع واحد، اللهم إلاّ إذا كان المطلوب التنوع لجلب الزبائن أو جمال المظهر كما نشاهد ذلك في تنوع الأزهار والأطعمة والألبسة والمساكن والمراكب وغيرها، حيث خلق الإنسان متطلباً للتنوع.
ثم إذا كانت هناك آلتان، يدوية وآليّة، والخيار في شراء أيّة واحدة منهما أو شراؤهما أو ما أشبه، فاللازم إجراء مقارنة بين التكاليف السنوية للقيام بالعمل بواسطة الآلات اليدوية والآلات الآلية، فإذا تبين نتيجة الدراسة تفوق إحداهما على الأُخرى بأن كانت تكاليفها أقل أُخذ بها، أما إذا تساوت الوسيلتان من حيث التكلفة، فاللازم أن يلاحظ الجهات الأُخرى في ترجيح هذه على تلك أو تلك على هذه، مثلاً يفضل بعض الخبراء بالنسبة إلى البلدان النامية أن تأخذ بالوسائل اليدوية لأنها تقلّل من نسبة البطالة وتوفير فرص عمل للعاطلين عن العمل، وفيه أيضاً تقليل من المشاكل الناجمة عن الآلات غير اليدوية، إذ لكل من الوسائل اليدوية والوسائل الآلية فوائد وأضرار، مثلاً الوسائل اليدوية بحاجة إلى موظفين متعددين، وتخصّص لهم الرواتب والأُجور والعلاوات والمكافآت والتقاعد والامتيازات الأُخرى، أمّا بالنسبة إلى الوسائل الآلية، فإنها تحتاج إلى عدد أقل من الموظفين، لكنها تحتاج إلى تكاليف الموظفين الذين يقومون بتشغيل الآلات وتكاليف نفس الآلات، وزيادة الفائدة على رأس المال وخصم الاستهلاك وتكاليف الصيانة أو تكاليف إستئجار الآلة إذا كان ذلك مناسباً، وتكاليف التيار الكهربائي مثلاً أو القوة المحركة للآلة، واللوازم الأخرى للآلة والتجهيزات المكتبية وما إلى ذلك، وقد تقدم أن اللازم ملاحظة سمعة المنشأة أيضاً، فإن الآلات الحديثة أكثر سمعة من الوسائل اليدوية، كما أن الآلات اليدوية أكثر إبقاءً لفوائد الأطعمة كالطاحنات الهوائية أو المائية حيث تبقى فوائد الحبوب المطحونة، وليس كالطاحنات الكهربائية، حيث إنها تحرق قسماً من القوى الكامنة في الحبوب، فتكون أقل فائدة من المطحون من الحبوب بوساطة المطاحن اليدوية، أو الهوائية والمائية وما أشبه ذلك على ما تقدم.
وقد تقدم إحداهما على الأُخرى من جهة التلوّث البيئي بسبب الآلات اليدوية دون الكهربائية، حيث تحدث الآلات اليدوية الضوضاء المزعجة للجيران.
صيانة الآلات وكيفية استخدامها
ثم الواجب على المدير أُمور منها:
الأول: وضع خطة لاستعمال الآلات، حيث إن بعض الموظفين لا يحتاجون إلى الآلة باستمرار، بل إنما يحتاجون إليها في أوقات محددة، فلأجل الاقتصاد في النفقة على المدير أن يضع خطة لاستعمال الآلة بحيث يزود الموظف بالآلة عند حاجته وبعد انتهاء حاجته منها تعطى إلى موظف آخر وبهذا يكون قد حقق استفادة كبيرة من الآلة.
الثاني: توفير الصيانة اللازمة للآلة فان خدمات الصيانة ضرورية للآلة، لكي تبقى الآلة في حالة جيدة ويطول عمرها وتؤدي إلى تحقيق أكبر استفادة منها، وفي المنظمات الكبيرة غالباً ما تنشأ إدارة لصيانة الآلات، أما الإدارات الصغيرة فمن الأفضل أن تتعاقد مع بعض المنظمات المتخصصة بالصيانة وخدمة الآلات، لتقدم خدمات الصيانة للآلات الموجودة فيها.
الثالث: التأكد من أن الآلة مغطاة بعد انتهاء العمل، فإن الغبار والأوساخ والأتربة والشمس وما أشبه عدوّة للآلة، وتوجب عطبها، فبعد انتهاء العمل والاستفادة من الآلة يجب لحمايتها من الغبار ونحوه أن تغطى.
الرابع: تدريب الموظفين على أفضل الطرق لاستخدام الآلة، فاستخدام الآلة بواسطة موظف غير مدّرب تدريباً كافياً يؤدي إلى سرعة عطبها وإتلافها، ولذا فإن تدريب الموظفين على الآلة يحقق فوائد جمّة.
الخامس: سياسة محددة لإستبدال الآلة القديمة، فعندما ترتفع تكاليف صيانة الآلة وتصبح قديمة، أو تأتي إلى السوق آلة أفضل منها، فمن الأفضل بيع الآلة القديمة واستبدالها بآلة حديثة.
السادس: جمع الأعمال المتشابهة في محل واحد، إذ تتطلب الآلات وجود كميات كبيرة من العمل لإبقائها في حالة عمل مستمرة، فأن تجميع الأعمال المتشابهة يوفر للآلة العمل باستمرار كما أنه يؤدي إلى التقليل من تكاليف القيام به.
السابع: الحرص على توحيد الآلات المكتبية في المنظمة كما تقدم، فإن ذلك يسبب تقليل نفقات الموظفين لوحدة العمل إلاّ فيما استثنيناه.
الثامن: القيام بعملية جرد للآلات الموجودة في المنظمة كل ستة أشهر مرة، أو كل سنة مرّة، فإن القيام بعملية جرد شاملة للآلات الموجودة في المنظمة، مرة كل عام أو كل ستة أشهر أو ما أشبه، يحقق فوائد عديدة كالتأكد من أن الآلات المكتبية المسجلة في سجلات المنظمة لا تزال موجودة في حيازة المنظمة وكتوفر فرصة للتفتيش على حالة الآلة للتأكّد من الصيانة والعناية التي تلقاها، وكاكتشاف الآلات الموجودة في المنظمة بدون عمل، أو بأعمال متراكمة عليها أكثر من قدرتها وقابليتها مما يوجب عطبها حتى تُتّخذ الإجراءات المناسبة للاستفادة منها استفادة متوسطة بين الإفراط والتفريط، كما أن عملية الجرد والتفتيش توجب الاطلاع على ما إذا حصل للآلة خطر، يوجب الاجتناب عنه، كتلف عازل الأسلاك الكهربائية مما يوجب الصدمة الكهربائية ونحو ذلك.
استئجار الآلات أو شراؤها
ثم إن الغالب في معظم المنظمات العالمية بالنسبة للآلات، كما هي بالنسبة إلى المباني، فهي تملك الآلات والمباني بل وسيارات النقل وما أشبه، وكذلك بالنسبة إلى الحكومات، لكن في الأزمنة المتأخرة أصبح العكس هو السائد في كثير من الشركات والمنظمات والحكومات فهي تعمل بالاستئجار، ويعود سبب ذلك إلى ارتفاع ثمن شراء بعض الآلات والى احتمال أن تصبح قديمة بسرعة وان تحل محلها آلات أحدث وأفضل، ولذا فإن عديداً من الحكومات والمنظمات من غير فرق بين أقسامها أخذت تستأجر الآلات، والتي منها السيارات وما أشبه وكذلك المباني ولا سيما الآلات الغالية الثمن، كالعقول الإلكترونية، فتوقع عقود استئجار الآلات أو المباني مع الشركات المنتجة والمديرة لتلك الآلات ولتلك المباني لفترة زمنية محددة كما هي القاعدة في الإجارة، ويتمّ التفاوض بين الطرفين للاتفاق على شروط جديدة لاستئجار الآلات والمباني ونحوها بين فترة وفترة حسب رضا الطرفين، وسواء كانت شركة عامة كالحكومة أم شركة خاصة كشركات الأهالي، يلزم عليها ملاحظة أن أي الأمرين أربح لها: الاستئجار أو الشراء، وربما يكون الأمران على حد سواء إلاّ أن حاجة الشركة إلى المال حالاً يقدم الاستئجار، أو أنّ الاستغناء عن المال حالاً يقدم الشراء، فمثلاً قيمة الشراء ألف دينار وقيمة الاستئجار كل عام مائة دينار والآلة تشتغل بسلام مدة عشر سنوات، فإنه لا فرق بين الاستئجار والشراء من جهة أصل قيمة المال، لكن الشركة تحتاج الآن إلى تسعمائة دينار فتستأجر، أو تستغني عن المبلغ فتشتري، وبهذه الجهة أي الاختلاف بين القيمتين أو الاحتياجين يستعد كل طرف من مالك الآلة ومن الشركة على التفاوض بين الشراء، أو الاستئجار فربما تحتاج الشركة إلى المال والمالك مستغنٍ عنه، فيكون الشراء وربما العكس فيكون الاستئجار وهكذا، ويحقق استئجار الآلات فوائد متعددة مثل أن الاستئجار يُخضع أحياناً أعمال المنظمة المستأجرة لبعض الرقابة من قبل المنظمة المالكة للآلات، وذلك في نفع المستأجر أو ضرره، ومثل أن تكاليف استئجار الآلات تكون مرتفعة في بعض الأحيان، فالمنظمة المالكة للآلات تريد أن تُغطي تكاليف الآلة وأن تحقق منها ربحاً، ومثل أن الاستئجار يوفر في تكاليف الصيانة ولاسيما عندما تكون تلك الخدمات متخصصة وتكاليفها مرتفعة، فالمنظمة المالكة للآلة تقوم بأعمال الصيانة لها.
ومثل أن الحكومة تريد ربح أصحاب الأملاك كما رأينا ذلك في الخليج، فبينما الحكومة تقدر على استملاك البنايات لكنها تربح الاستئجار من أصحاب الأملاك، وذلك حفظاً للعلاقة بين الحكومة وبين الأمة، ومثل أن الاستئجار يوفر للمنظمة استخدام آلات حديثة للقيام بأعمالها، فكلما بليت الآلة استبدلتها بآلة جديدة، ومثل أن استئجار الآلات يوفر رأس المال الذي كان مخصصاً لثمن شراء تلك الآلات، ويصبح بإمكان المنظمة استثمار ذلك المبلغ من المال في أوجه أُخرى، ليعود على المنظمة بالربح والفائدة، ومثل أن أرباح التفاوت بين الأُجرة وبين القيمة يسبب الأرباح المضاربية فترجّح طرف الاستئجار، مثلاً إذا اشترى الآلة بألف كانت التسعمائة التي هي التفاوت بين الشراء وبين الاستئجار في الحال الحاضر مجمدة في الآلة، بينما إذا استأجر أعطى التسعمائة التي هي التفاوت لشركة مضاربية، فتكون أرباحها كل سنة تسعين مثلاً، وفي مثل البلاد التي لا تؤمن بحرمة الربا يمكن إعطاء التسعمائة للمصرف الربوي، فيعطي كل عام للشركة مثلاً، تسعين ربحاً، إلى غير ذلك.
ومثل هذه الملاحظة بالتفاوت في المقام تكون الملاحظة في الاستئجار مع الرهن، والاستئجار بدون الرهن، وربما يستأجر الدار كل عام بمائة دينار، وربما يرهنها في عشر سنوات بألف يعطي كل عام الأجرة لها عشرين ديناراً، كما هو المتعارف الآن في بعض البلاد الإسلامية، وإذا أُريد عدم الإجحاف في أحد الطرفين يلزم أن يكون الربح المضاربي للتسعمائة في الرهن بقدر التفاوت، أي يتساوى الربح والخسارة في الرهن والإجارة، وبالأنقص، أو في الإجارة وحدها بالأزيد.
ثم في استئجار المنظمة أو الحكومة، للآلة أو للمبنى أو نحوهما ربما يكون مطلقاً، وربما يكون مقيّداً أي تستأجر الشركة الآلة لمدة خمس سنوات بخمسمائة دينار، لكن يشترط الطرفان ضمن العقد أنه: إن نزلت الأُجرة بواسطة التنزل يجدّدان قدر الأُجرة في كل سنة، أو إذا ارتفعت القيم بواسطة التضخم، يجدّدان الأُجرة في كل سنة.
ثم كما أن المباني للمنظمات الكبيرة أو الصغيرة حكومية أو غير حكومية، بحاجة إلى الرقابة الدائمة والترميم المستمر، كذلك يلزم مراقبة الآلات المكتبية، وذلك لأجل تحقيق الاستفادة القصوى منها، وتفيد الرقابة على الآلات في المساعدة للاستفادة القصوى من الآلات، متوسطة بين الإفراط والتفريط، المخل بالعمل أو المخل بالآلة، وفي التأكد من أن الآلات موجودة في الأماكن التي يتحقق منها أكبر استفادة للعمل متوسطاً أيضاً، وفي تسهيل إمكانية نقل الآلة بإرسالها إلى مناطق العمل التي تحتاجها المنظمة إن تغيرت الظروف، أو ظهر أن وضع الآلة في هذا المحل كان غير مناسب، وهكذا تسهل عملية التأكد بالنسبة للإدارة من أن خدمات الصيانة متوفرة للآلات وتسهل أيضاً معرفة تكاليف صيانة كل آلة، وأن التكاليف هل هي بقدر المجموع أم لا؟ مثلاً: أُجرة الصيانة لعشر من الآلات: مائة وخمسين حيث ترتفع الأُجرة بالاجتماع أو تنخفض بينما أُجرة صيانة كل واحدة اثنتا عشرة أو ثمان عشر، فإن الحالة الاجتماعية بين الأشياء قد تزيد في القيمة أو الأجر وقد تنقص منهما، كما أن الرقابة تسهل عملية استبدال الآلات القديمة، بآلات جديدة وتساعد في معرفة الآلات القديمة والتي أصبحت تكاليف صيانتها مرتفعة، لأجل بيعها أو استبدالها والتخلص منها، أو لم تصبح تكاليف صيانتها مرتفعة، وإنما العمل بها تسبب ضوضاءً، أو عدم جودة الإنتاج أو ما أشبه ذلك. وهكذا تساعد المراقبة في تنظيم عملية شراء وبيع الآلات وذلك بتحديد مواعيد محددة لذلك، وتراعي بها جميع أقسام وإدارات المنظمة، وكذلك تساعد في معرفة أن الموظف الذي يستعمل الآلة هل يستعملها بإفراط أو تفريط أو حدّ متوسط مما يترقب من العمل؟ وأن الأيادي التي تستعمل الآلة هل هي أيادي أمينة أو غير أمينة؟ إذا كانت هناك أيادي متعددة تستعمل الآلة، إلى غير ذلك.
سنّ القوانين للمحافظة على الآلات
ثم إن الآلات المكتبية في العصر الحاضر كثيرة جداً، كالآلة الكاتبة العادية والآلة الكاتبة الصامتة والآلة الكاتبة الكهربائية والآلة الكاتبة الآلية والآلة الكاتبة المختلفة الحروف، والآلة الكاتبة التي هي آلة كاتبة وفي نفس الوقت آلة صوتية، وربما تكون أيضا آلة صوريّة، فهي تشمل الكتابة والصورة والصوت، وآلة الطباعة التي تستخدم الأوراق الخاصة كالأوراق الحريرية، وما أشبه، والآلة الطابعة التي تستخدم الكربون والورق المصقول، أو كل قسم من أقسام الورق العادي، والآلات الحاسبة لمسك الدفاتر أو لتحرير الفواتير أو ما أشبه، والآلات والأجهزة الأُخرى المتنوعة كالآلات المعنونة وآلات الترقيم العادية وآلات التصوير الإلكترونية وآلات التصوير العادية وآلات إلصاق الطوابع، وآلات فتح الظروف وآلات الخرم وآلات التثقيب، وغير ذلك من الآلات الكثيرة التي أحيانا تصل إلى المائة أو ما فوق ذلك، وحيث إن هذه الآلات تكلّف أحياناً مبالغ طائلة وإذا عطبت تحتاج إلى قطع غيار ليست بموجودة في كثير من بلدان الشرق الأوسط، للاضطراب السياسي والاجتماعي والاقتصادي فيها مثلاً، فلذا يجب على الموظفين أن يهتموا كثيراً بالآلات التي في حوزتهم، والتي يقومون بتشغيلها، وتتضمن أنظمة وتعليمات المنظمات في كثير من الأحيان نصوصاً تحث الموظفين على الاهتمام بما لديهم من آلات وأجهزة مكتبية، وتضع الإدارة القوانين لمعاقبة الموظف الذي يسبب إتلافها أو استعمالها اكثر من طاقتها، وتحرص الإدارة في بعض المنظمات على تنبيه الموظفين من حين لآخر إلى ضرورة الاعتناء بالآلات. كما أن الإدارة في منظمات أخرى تحرص منذ البداية على توضيح ذلك الأمر للموظف الجديد في أثناء تدريبه على الآلة، وترشده إلى كيفية الاعتناء بها والمحافظة عليها وتنبّهه إلى أهمية الآلة بالنسبة للمنظمة، وأنه إذا سبب خرابها سواء بعمد أو غير عمد يقطع من راتبه أو يعاقب بالفصل الكامل أو الفصل مدة أو ما أشبه ذلك، والغالب أن قلة العناية والاهتمام بالآلات موجودة على نطاق واسع في المنظمات الحكومية، خصوصاً الحكومات الدكتاتورية، حيث لا رقابة من الحكومة التي هي في الظل على الحكومة التي هي قائمة على العمل، أو قسم من الحكومة على قسم آخر مما إذا كانا من حزبين، بينما الغالب في الشركات الخاصة وجود الاهتمام، لأن مجلس الإدارة أو الشخص الواحد الرئيس للمنظمة يراقب المنظمة باستمرار، ولذا نلاحظ أن الحكومات الدكتاتورية يسرع إلى آلاتها العطب والتلف وذلك لضعف رقابة المسؤولين، وعدم مبالاة الموظفين، حيث إن الموظف إن كان رئيساً فلا رقابة عليه ممن دونه، وإذا أراد الرقابة طرده، وإن كان مرؤوساً فإن الرئيس حيث جاء بمرؤوسه من جهة المحسوبية أو المنسوبية لا يريد طرده، وإن فعل ما فعل وإلاّ أضعف مكانة نفسه، وفي مثل هذه الأجواء لا يهتم أي موظف لا بالآلات فقط، بل بالحكومة بشكل عام، وبالمراجعين بشكل أعم، ولذا تأخذ الحكومة بالضعف باستمرار إلى حين السقوط عاجلاً أم آجلاً.


********************************

[أصل العرب]

آلات المنشآت والمنظمات
في الآلات للمنشآت والمنظمات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، فهي تستخدم في المكاتب (حكومية أو أهلية ثقافية أو صناعية أو غيرها) أنواع متعددة من الآلات، كالآلات الكاتبة والحاسبة والمُرسلة وغيرها، وقد تعددت أنواع الآلات الحديثة، مما يحتاج إليها كل مكتب ومنشأة على اختلاف الاحتياج كثيراً أو قليلاً، وتهدف الإدارات العصرية من شراء الآلات التابعة للمنشآت إلى تحقيق أغراض متعددة للمنظمة، فإدخال الآلات والأجهزة الحديثة إلى المكاتب لها فوائد كثيرة مثل:
أولاً: زيادة في سرعة الأعمال، فإن القيام بالأعمال بواسطة الآلات يؤدي إلى السرعة في إنجازها، ومن الواضح أن الأعمال تكون سريعة بآلاتها اليدوية فكيف بها إذا كانت كهربائية كما هو المتعارف الآن.
ثانياً: إنها لا تتعب الإنسان كما يتعب إذا عمل بيده، وحتى الآلات اليدوية أقل إتعاباً من اليد وحدها، وتظهر فائدة السرعة وعدم التعب ما يلزم القيام ببعض الأعمال في أوقات محددة وقصيرة، مثل تحضير رواتب الموظفين في المنظمة في وقت قصير، وقبل بداية العطلة الرسمية وما شابه ذلك.
ثالثاً: إشعار الموظف بالرضا، حيث إنّه يشعر بالدخول في الحضارة الحديثة أكثر فأكثر.
رابعاً: تخفيض في التكاليف، حيث تساهم الآلات بتخفيض نفقات القيام بالأعمال المرتبطة بالمنشأة، وذلك بتخفيضها من عدد الموظفين وفي توفيرها الغرف والمكاتب التي تخصص للموظفين، فإن الآلة تستطيع أن تقوم بالأعمال العديدة ولولاها لاحتاجت المنشأة إلى موظفين أكثر، فهي تحل محلهم في القيام بالأعمال، ولذا تتحقق وفرة في عدد الموظفين عند إدخال الآلات إلى المنشآت مما يُستغنى عن جملة منهم، ويمكن الاستفادة من هذه الوفرة في الأيدي العاملة في مجالات أُخرى من مجالات الحياة، التي تعددت واحتاجت إلى كثرة من الموظفين، ولهذا السبب فإن الموظفين في كثير من الأحيان ينظرون إلى الآلات نظرة خوف وريبة، وذلك خشية أن تحل هذه الآلات محلهم في المستقبل فيفقدون وظائفهم ويضطرون للبحث عن وظائف جديدة في مجالات عمل أُخرى، وكذلك يخافون من تقليل الأُجور لقانون العرض والطلب.
خامساً: الدعاية والمفاخرة، فإن بعض المنشآت تقوم بشراء الآلات الجديدة والغالية الثمن أحياناً بهدف الدعاية لنفسها والمفاخرة أمام المنظمات الأُخرى، ولأجل ظهور المنظمة أمام الجمهور بأنها منظمة متقدمة ومتمشية مع متطلبات العصر، وذلك بدون الأخذ بعين الاعتبار مدى حاجة المنظمة إلى تلك الآلات أو توفّر كمية العمل اللازمة لتشغيلها باستمرار أو غير ذلك، وإنما الهدف الدعاية، ومن الواضح أن للدعاية أثرها الفعال في ترويج البضاعة أو ما أشبه.
سادساً: زيادة الدقة في العمل، فإن الدقة من أهم ميزات الآلات الحديثة، فالإنسان يخطئ أحياناً أثناء قيامه بعمله لكن الآلة لا تخطئ، وإذا أخطأت، فإن الخطأ يكون ناتجاً في أصله من الإنسان الذي يشغل الآلة أو يعد البرنامج لها، نعم تخطئ الآلة إذا عطبت، وذلك مبحث آخر، ودقة الآلة في القيام بالأعمال يؤدي إلى تقديم خدمات أفضل إلى جمهور المستفيدين.
سابعاً:زيادة في الأمن والسلامة في المنظمة، فإن وجود الآلات يقلل من فرص السرقات والاحتيال واللف والدوران في المنظمات، كما يقلل من فرص الحرائق فيها.
ثامناً: إراحة الموظفين من الأعمال الروتينية، فإنه توجد في المنظمات بعض الأعمال التي تعتبر روتينية ومملة وغير مرغوب فيها من قبل الموظفين أو من قبل الجماهير المراجعين للإدارة، فإن إعطاء مثل هذه الأعمال الروتينية للآلات المكتبية لتقوم بها يقلّل من تذمر الموظفين ونفورهم ونفور الجماهير من المنشأة، فالآلات لا تشعر بالملل ولا بالتعب من القيام بمثل تلك الأعمال، وإن كانت الآلة أحياناً تتعب بمعنى أن الواجب إراحتها من جهة ارتفاع الحرارة فيها، بسبب الحركة المستمرة الموجبة لعطبها أو ما أشبه ذلك.
تاسعاً: التوسعة في العمل إذ أن الآلة تقوم مقام جملة من الموظفين فبدون الآلة يكون الناتج قليلاً، ومعها يكون كثيراً.
عاشراً: تقليل الموظفين، حيث تقوم الآلة بعمل جملة من الموظفين، فمثلاً في البريد تقوم آلة الفرز بفرز الرسائل وتخصيص كل جملة من الرسائل للبلد المرسلة إليه، وذلك يوجب تنقيص عدد الموظفين إلى الربع أو الخمس مثلاً وهكذا، والفرق بين هذا وبين التوسعة في العمل أنه ربما لا تتحمل المؤسسة لضيق مكانها أو ما أشبه إلى الاستيعاب، بينما تقليل الموظفين يخفف من مشاكلهم ورواتبهم وما أشبه ذلك.
حادي عشر: إعطاء حاجات الجماهير أسرع، مثلاً المخبزالآلي يعطي الخبز لألف إنسان بينما ليس كذلك إذا كان هناك عمال يقومون بتحضيرالخبز.
ثاني عشر: يأتي من الآلة ما لا يأتي من غيرها، كالجمال في الخياطة وإفراغ الهواء من المعلبات وغير ذلك.
عيوب الآلات الحديثة
لكن في نفس الوقت للآلات الحديثة عيوب، وإن كانت المزايا تفوق العيوب ولهذا يستخدمها المديرون في مؤسساتهم، فمثلاً من العيوب:
الأول: الآلة قليلة المرونة، فلكل آله أو جهاز من الأجهزة المكتبية أعمالاً مخصصة لها تقوم بها، وعندما لا يتوفر العمل في مجال اختصاص الآلة فإنها تبقى متوقفة بدون عمل، بعكس الموظف، حيث يستطيع أن يقوم بالعديد من الأعمال، وأن يتدرب على أي نوع من أنواع العمل.
الثاني: إنها معرّضةً للكسر وللتلف، وهذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار، فقد يؤدي أي كسر أو تلف في الآلة إلى توقف الأعمال في المنظمة، لا سيما إذا لم يكن متوفراً في المنظمة سوى آلة واحدة، وهذا وإن كان يقابل بمرض الموظف أو غيابه اضطرارياً إلا أن المرض والغياب أقل في الاعتبار من الكسر والتلف.
الثالث: الآلة تحتاج إلى موظفين مدربين ومتخصصين لتشغيل الآلات، خصوصاً إذا كانت معقّدة، ونفقات الحصول على هؤلاء الموظفين المتخصصين للآلات تكون مرتفعة في بعض الأحيان، كما أن تدريب الموظفين الموجودين في المنظمة لاكتساب المهارات اللازمة لتشغيل تلك الآلات يكلّف المنشأة كثيراً من الناحية المالية، بل ومن الناحية الاجتماعية أيضاً وخصوصاً إذا كان التدريب يتم خارج البلاد.
الرابع: كثيراً ما توجب الآلة الضوضاء، بينما الإنسان ليس كذلك.
الخامس: تنشر الآلة الوساخة من جهة الاحتياج إلى الوقود والتزييت وسائر المواد،بينما الإنسان ليس كذلك.
السادس: الآلة تتطلب قطع غيار ولوازم خاصة، مما لا يتطلب الإنسان مثل ذلك.
السابع: الآلة تحتاج إلى صيانة دائمة، والصيانة الدائمة تكلف الإدارة مبالغ من المال والموظفين.
الثامن: شراء الآلات يتطلب إنفاق مبالغ كبيرة من رأس المال.
التاسع: إن الآلات الحديثة تصبح قديمة بسرعة، وتحل محلها الآلات الأكثر حداثة، فإبقاؤها يوجب تأخر المنظمة اجتماعياً مما يؤثر في النتائج والأرباح، وتبديلها يكلف إنفاق مال كثير من المنشأة.
العاشر: في الآلة أخطار من جهة المس الكهربائي، أو بتر اليد والرجل، أو نحو ذلك كما في آلات النجارة والحدادة وغيرهما.
الحادي عشر: إن الآلة في كثير من الأحيان، توجب تخريب العمارة من جهة اهتزاز الجدران ونحوها مما يوجب تصدعها.
الثاني عشر: تقليل فوائد الأطعمة، التي تصنع بالآلة كالطحن بواسطة المطحنة الكهربائية ونحوها حيث تحرق الآلة المواد الحيوية من الأطعمة والحبوب ونحوها، إلى غير ذلك.
ثم مرادنا بالآلة في هذا المبحث غير الآلة التي توفر للموظفين الراحة، كالبرادات والمكيفات والمدافئ، وكذلك ليس المبحث في مثل الهاتف ونحوه مما يحتاجه الإنسان عموماً، نعم هذه الآلات الخارجة عن الآلات المكتبية تؤدي بعض الفوائد السابقة، كالمظهر اللائق وسرعة إنجاز الأعمال ونحوها، كما أن لها بعض الأضرار السابقة، كالخطر والحاجة إلى الصيانة وعمل الضوضاء.
الاختيار الأمثل للآلات
ثم إنه يجب على الرئيس أو الشخص الملقى إليه مهمة شراء الآلة، أن يتمهّل قليلاً قبل الشراء، ويقوم بإجراء دراسة شاملة حول الموضوع، وعلى ضوء هذه الدراسة يستطيع أن يتخذ قراره بخصوص هذا السؤال: هل هناك حاجة ماسة إلى آلة ما من أي جهة من الجهات السالفة الذكر؟ وإذا كان الجواب بالإيجاب، فيأتي دور السؤال الثاني: أية آلة يجب اختيارها؟ والغالب أن الجواب عن السؤال الأول بالإيجاب، وذلك يعود إلى الزيادة الكبيرة في الأعمال المكتبية، سواء في المكاتب الحكومية أم مكاتب سائر المنشآت حتى مثل المدارس وما أشبه، لكن من الضروري على الجهة المكلفة بشراء الآلة إن رأت ذلك مناسباً أن تسأل نفسها: هل من الممكن تسهيل العمل أو حذفه أو تغيير الطريقة التي يتم بها، بحيث يكون بالإمكان الاستغناء عن الحاجة لشراء الآلة؟ فإذا كانت الحاجة إلى العمل واضحة ولا يمكن حذفه، فهل هذا العمل يبرر شراء الآلة؟ لأنه بالمقارنة قد ترى أنه لا حاجة إلى شراء الآلة لكثرة التكاليف أو ما أشبه ذلك، وإذا اتضح للجهة المسؤولة عن شراء الآلة أن الحاجة ماسة لشرائها، فاللازم أن تلاحظ وتتساءل عن نوع الآلة المناسبة للقيام بالأعمال في المنشأة؟ ففي السوق والمعارض أنواع متعددة من الآلات، وأن لكل نوع مزايا وعيوباً يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار قبل الشراء، فعليه أن يأخذ بعين الاعتبار جميع الجوانب قبل الشراء مثل: هل هذه الآلة متينة أو ضعيفة؟ وهل هذا يسقط عن الاعتبار بعد مدة بتغيره إلى آلة أخرى أو لا؟ وما هي أفضل آلة من بين الآلات المتوفرة في السوق وأكثرها ملائمة للقيام بأعمال المنشأة؟ مع ملاحظة وضع المنشأة ومكانتها.
ثم يسأل: ما هي الفوائد التي ستجنيها المنشأة من شراء هذه الآلة؟ فهل هذه الآلة تؤدي إلى إنجاز الأعمال بسرعة مطلوبة؟ وهل تخفض هذه الآلة من التكاليف الإدارية لأنها تسد مسدَ الموظفين؟ وهل أنها تقلل من الأخطاء وزيادة الثقة في القيام بالأعمال؟ وهل أنها توجب إراحة الموظفين من الأعمال الروتينية المملة؟ إلى غير ذلك من الفوائد التي تقدمت، وبإمكان الجهة المكلفة بشراء الآلة الاستفسار من المنشآت الأُخرى التي تستخدم تلك الآلة لأخذ فكرة عن مزاياها وعيوبها، كما أن بإمكان الجهة المكلفة أن تأخذ فكرة عن تلك الآلة من وكيلها أو بائعها، لكن بشرط أن يكون الوكيل أو البائع مأموناً في صدقه لا حريصاً على البيع، لأن البائع والوكيل غالباً ما يبيّن المزايا التي تتمتع بها الآلة ويقلل كثيراً من عيوبها أو ينفيها إطلاقاً، فإذا أرادت الجهة المكلفة بشراء الآلة الاعتماد على البائع والوكيل، فاللازم أن تكون على علم بسابقتهما من صحة القول والإنصاف، وعلى أيّة حال فاللازم أن يقوم الرئيس أو الجهة المسؤولة بجمع كمية كبيرة من المعلومات عن الآلة، التي يفكر في شرائها من مصادر متعدّدة، لكي يكون قراره مبنيّاً على أُسس سليمة عند شرائها، كما أن على الجهة المسؤولة أن تتساءل: أيهما أفضل الإيجار أم الشراء؟ إذ حال الآلة حال السيارة والدكان والدار وغيرها قد، يكون استئجارها أفضل وقد يكون شراؤها أفضل، وإذا تمكنت الجهة المسؤولة من فحص الآلة واختبارها قبل الشراء للتأكّد من مزاياها واكتشاف عيوبها فيجب أن تفعل ذلك، سواء بنفسها إذا كانت قادراةً على ذلك، أو باستخدام مهندس يتمكّن من الاختبار.
مميزات الآلات المختارة
ثم على الرئيس أو الجهة المسؤولة أن يراعي قبل اختياره الأُمور التالية:
الأمر الأول: سهولة تشغيل الآلة، فإن سهولة تشغيل الآلة يعتبر من مزاياها، إذ بعض الآلات لا تشتغل إلاّ بصعوبة، وبعض الآلات تشتغل بسهولة، فإذا اشتغلت بسهولة فيجب أن يأخذ بعين الاعتبار المفضّل بينها وبين الآلات الأُخرى، إذ من الممكن أن تكون آلة أكثر سهولة في التشغيل من هذه الآلة، فإن سهولة تشغيلها تساعد الموظفين في التشغيل، كما تساعد في تدريبهم عليها في وقت قصير وبتكلفة أقل، وتكون الآلة بالنتيجة منجزةً للأعمال بسرعة ومقلّلةً من التعب، كما أنها تقلل من الأخطاء التي يمكن أن ترتكب أثناء القيام بعملية التشغيل، فكلما كان وقت التشغيل أقصر كانت الأخطاء أقل.
الأمر الثاني: المتانة، فإن الآلة حيث تستخدم من قبل أعداد مختلفة من الموظفين، وتحت ظروف متفاوتة، وكثير من الموظفين لا يهتمون بالحفظ، فإذا لم تكن الآلة قوية متينة تكون معرضة للتلف بسرعة، وتسبب بذلك الخسارة للمنظمة، فاللازم على الجهة المسؤولة ملاحظة المتانة والمقايسة بين الآلة التي تريد شراءها، وبين سائر الآلات التي هي من هذا النوع.
الأمر الثالث: مرونة الاستخدام، والمراد بالمرونة إمكان استخدام الآلة للقيام بأنواع متعددة من الأعمال، فإذا كانت كمية العمل المتوفرة لدى المنشأة من نوع واحد من الأعمال لا تكفي لبقاء الآلة في حالة عمل مستمر، فإن من الأفضل شراء آلة تتوفر فيها المرونة، بحيث تستطيع القيام بأنواع متعددة من الأعمال، لكي يكون بالإمكان الاستفادة منها في تلك الأعمال كماكنةِ الخياطة التي تخيط وتطرز وغير ذلك، وأحياناً تكون ماكنة واحدة تقوم بعشرة من الأعمال أو أكثر، أما إذا كانت كمية العمل في المنشأة كافية لبقاء آلة ما في حالة عمل مستمر فإن من الأفضل شراء آلة متخصصة في ذلك النوع من الأعمال، لأنه لا تكون هناك فرصة لبقاء الآلة بدون عمل، حتى تستخدم ما فيها من الأنواع الأُخرى من الأعمال، والغالب في المنشآت خصوصاً المنشآت الكبيرة احتياجها إلى الأعمال المتعددة، فيكون النوع الأول هو المفضل.
الأمر الرابع: قابلية التكيف مع الأنظمة المعمول بها، فإنه يجب على الجهة المسؤولة مراعاة قابلية الآلة للتكيف مع الأنظمة والترتيبات المتبعة في المنشأة، بحيث يكون بالإمكان استخدام الآلة بدون إدخال تغييرات كبيرة على الإجراءات، وعلى النماذج والسجلات، وعلى مصادر المعلومات الموجودة في المنشأة، فآلة قابلة للتكيف مع الوضع الحالي للمنشأة، أفضل من آلة أُخرى يتطلب إدخالها في المنشأة، إعادة تصميم النماذج المستخدمة في المنظمة، وإعادة ترتيب الملفات ومصادر المعلومات وغيرها من التغييرات، كما أن المنشأة إذا كانت عازمة على التغيير بعد سنة مثلاً، فالواجب أن تكون الآلة قابلة للتكيف، بأن تكون ذات فائدة في الحال الحاضر، وذات فائدة في المستقبل، لإمكان تكيفها حسب التغيير في المنظمة.
الأمر الخامس: قابلية النقل والحمل، فإنه في كثير من الأحيان لا تبقى الآلة في مكان واحد إذ تنتقل من موظف إلى موظف آخر أو من غرفة إلى غرفة أخرى، ولذا فإن خفة وزن الآلة وسهولة نقلها توفر كثيراً من الجهد أثناء نقلها وتحريكها من مكان إلى مكان آخر، خصوصاً إذا كانت المنشأة تريد الانتقال إلى محل آخر أو بلد آخر، ويلاحظ أن الاتجاه الحديث في الآلات المكتبية هو في التقليل من وزنها وحجمها مع المحافظة في نفس الوقت على جودة نوعيتها، نعم كثير من الناس يحبون المظهر الكبير ولهذا لا يلاحظون هذه الجهة، وإنما يلاحظون كبر المظهر، وذلك أمر آخر لسنا بصدده، وعلى أي حال، فعلى كل مدير أن يختار ما يليق بمقصده وهدفه، وإن ما ذكرناه من قابلية النقل والحمل وسهولتهما، إنما هو الأصل الأولي، ويستثنى منه ما استثنيناه من إرادة المدير المظهر أو نحو ذلك.
الأمر السادس: توفر خدمات الصيانة، بمعنى اختيار الآلة التي تتوفر لها قطع الغيار وخدمات الصيانة في وقت سريع، كما يتوفر لها موظفو الصيانة الأخصائيون، فكثيراً ما تنعدم قطع الغيار أو موظفو الصيانة، فمثل هذه الآلة يجب أن تعطى الأولوية عن الآلة الأُخرى، التي يصعب الحصول على ما تحتاجه من القطع والخبراء، الذين يتمكنون من تشغيلها عند الحاجة.
الأمر السابع: قلة تكاليف تشغيل الآلة وقطع غيارها والموظفين الذين يقومون بالتشغيل، وما أشبه ذلك، فإنه عند المفاضلة بين أنواع متشابهة من الآلات، من حيث المزايا والعيوب، فإن ملاحظة تكاليف التشغيل لها، ابتداءاً أو استدامة أو تصليحها أو تبديل قطع الغيار في صورة عطب بعض القطع، تفيد عند إجراء المفاضلة بين الآلتين، وأقل الآلات تكلفة من ناحية التشغيل، تعتبر أفضل بالنسبة إلى المؤسسة، وتتضمّن تكاليف تشغيل المواد اللازمة للآلة والمعدات الخاصة التي تحتاجها والنماذج ومساحة المكتب، الذي تشغله والمحروقات أو الطاقة التي تحتاج إليها لأجل تشغيلها والإصلاحات اللازمة لها، فمثلاً قد تحتاج إلى الوقود من القسم الراقي الغالي، وقد تحتاج إلى الوقود من القسم المتعارف الشائع، أو من القسم الرديء الرخيص، وتفاوت القيمة بينها كثير.
الأمر الثامن: خصوصيات التشغيل، فمثلاً قد تحتاج الآلة إلى جهد كهربائي عالي في التشغيل بحيث إذا انقطع التيارلا يمكن تشغيلها بواسطة المولد، فإن مثل هذه الآلة غير مفضّلة بالنسبة إلى الآلة التي يمكن تشغيلها بالمولد أيضاً، هذا بالنسبة إلى البلاد التي تنقطع الكهرباء فيها كثيراً، ككثير من البلاد المتخلفة كالشرق الأوسط ونحوه، فاللازم شراء آلة تشتغل حتى بالتيار الكهربائي المنبعث من المولد.
الأمر التاسع: شهرة الشركة المنتجة للآلة، فغالباً لا تكون الشهرة إلاّ واقعية، فعلى الرئيس أن يعتمد عليها ليتأكد من مزايا الآلة الفنية، ولذا فإنه يعتمد في بعض الأحيان على شهرة المصنع المنتج للآلة، وعلى أمانة واستقامة وكيلها، فيطلب من الوكيل أن يزوده بالآلة الجديدة، ويأخذ منه الضمانات والكفالات على جودة الآلة، لكن الشهرة التي هي قابلة للاعتماد عليها، هي الشهرة التي جاءت من قدم المصنع وبقي على شهرته، وإلاّ فالشهرة الوقتية ربما تكون زائفة ومصدرها وسائل الدعاية.
الأمر العاشر: المنظر وتصميم الآلة، فإن المكتب إذا طلب آلة جديدة وكانت جيدة في التصميم، فيجب ملاحظة كونها جميلة بالمنظر بحيث تسر العين عندما تنظر إليها، ولا تزعج الأُذن بصوتها وضوضائها، فإن مثل هذه الآلة تكون مسرّة للعين والأُذن، وتكون جالبة للزبائن أكثر فأكثر، فكما أن النفس تريد الشيء الجيد، فالعين والأُذن أيضاً يريدان الشيء الجيد وكذلك بالنسبة إلى الأنف، فإذا كانت هناك آلة تشتغل بالكازأويل وأُخرى بالنفط الأبيض وفرض عدم أهمية القيمة بالنسبة إلى المؤسسة، فاللازم شراء الآلة التي تشتغل بالنفط الأبيض لا التي تعمل بالكاز، وكذلك الآلة الكهربائية إلى غير ذلك.
الأمر الحادي عشر: تكلفة العقد من حيث الرهن والإجارة أو البيع، فإذا أمكن للإدارة كلا الأمرين لوحظ أقلهما تكلفة، كما تقدمت الإشارة إلى ذلك.
الأمر الثاني عشر: تكلفة الآلة، فإذا كانت هنالك آلتان متساويتان من جميع الحيثيات، إلا أن إحداهما أدوم، فاللازم تقديم هذه الآلة على الآلة التي هي أقل دواماً، فإن الآلة قد يكون ثمنها أعلى من ثمن آلة أخرى مماثلة لها، ولكن تبقى ذات الثمن الأعلى مدة أطول، فإن الآلة الغالية الثمن تبدو أكثر فائدة وأفضل لشرائها من الآلة الأخرى بالنسبة إلى المنشأة، فإذا أراد المدير اختيار آلة ما من بين عدة أنواع من الآلات، فإذا تبين لدى المفاضلة بين الآلات أن هناك آلتين متساويتين بالنسبة للعناصر المذكورة سابقاً كالمتانة والمنظر وما أشبه، في هذه الحالة، فإن عنصر تكلفة الآلة يؤخذ بعين الاعتبار ويكون هو العنصر الحاسم في اتخاذ القرار، ويدخل في تكلفة الآلة أيضاً، مدة استخدام الآلة وقيمة المتبقي منها بعد خصم الاستهلاك إذا كانت بالأقساط، وسياسة الشركة المنتجة في أخذ الآلة القديمة المستعملة واستبدالها بآلة جديدة وما أشبه ذلك، فإنه قد تكون الآلة المقسطة أولى من الآلة التي يجب دفع قيمتها مرة واحدة، وكذلك الآلة التي يمكن استبدالها عند نفس الشركة أفضل من الآلة التي لا يمكن استبدالها عند نفس الشركة، وإنما يجب أن تباع بالأسواق.
الأمر الثالث عشر: التوحيد في الشكل والمضمون.
ثم إذا أراد المدير شراء آلات متعددة من جنس واحد، كالآلات الكاتبة أو الحاسبة أو ما أشبه فمن الأفضل أن تكون موحدة في الجنس والشكل وسائر الخصوصيات، لأن توحيد الآلات في المكتب الواحد له فوائد، كالحصول على الآلات بتكاليف أقل (بسعر الجملة) ويتحقق ذلك في المفاوضات عند توقيع عقد الشراء، والمرونة والسهولة في الخدمة والصيانة والقيام باستخدام تكاليف أقل، والتخفيض في تكاليف تدريب الموظفين بتشغيل الآلات، وإعطاء منظر متناسق وجميل للمكتب الذي توضع فيه آلات من نوع واحد، اللهم إلاّ إذا كان المطلوب التنوع لجلب الزبائن أو جمال المظهر كما نشاهد ذلك في تنوع الأزهار والأطعمة والألبسة والمساكن والمراكب وغيرها، حيث خلق الإنسان متطلباً للتنوع.
ثم إذا كانت هناك آلتان، يدوية وآليّة، والخيار في شراء أيّة واحدة منهما أو شراؤهما أو ما أشبه، فاللازم إجراء مقارنة بين التكاليف السنوية للقيام بالعمل بواسطة الآلات اليدوية والآلات الآلية، فإذا تبين نتيجة الدراسة تفوق إحداهما على الأُخرى بأن كانت تكاليفها أقل أُخذ بها، أما إذا تساوت الوسيلتان من حيث التكلفة، فاللازم أن يلاحظ الجهات الأُخرى في ترجيح هذه على تلك أو تلك على هذه، مثلاً يفضل بعض الخبراء بالنسبة إلى البلدان النامية أن تأخذ بالوسائل اليدوية لأنها تقلّل من نسبة البطالة وتوفير فرص عمل للعاطلين عن العمل، وفيه أيضاً تقليل من المشاكل الناجمة عن الآلات غير اليدوية، إذ لكل من الوسائل اليدوية والوسائل الآلية فوائد وأضرار، مثلاً الوسائل اليدوية بحاجة إلى موظفين متعددين، وتخصّص لهم الرواتب والأُجور والعلاوات والمكافآت والتقاعد والامتيازات الأُخرى، أمّا بالنسبة إلى الوسائل الآلية، فإنها تحتاج إلى عدد أقل من الموظفين، لكنها تحتاج إلى تكاليف الموظفين الذين يقومون بتشغيل الآلات وتكاليف نفس الآلات، وزيادة الفائدة على رأس المال وخصم الاستهلاك وتكاليف الصيانة أو تكاليف إستئجار الآلة إذا كان ذلك مناسباً، وتكاليف التيار الكهربائي مثلاً أو القوة المحركة للآلة، واللوازم الأخرى للآلة والتجهيزات المكتبية وما إلى ذلك، وقد تقدم أن اللازم ملاحظة سمعة المنشأة أيضاً، فإن الآلات الحديثة أكثر سمعة من الوسائل اليدوية، كما أن الآلات اليدوية أكثر إبقاءً لفوائد الأطعمة كالطاحنات الهوائية أو المائية حيث تبقى فوائد الحبوب المطحونة، وليس كالطاحنات الكهربائية، حيث إنها تحرق قسماً من القوى الكامنة في الحبوب، فتكون أقل فائدة من المطحون من الحبوب بوساطة المطاحن اليدوية، أو الهوائية والمائية وما أشبه ذلك على ما تقدم.
وقد تقدم إحداهما على الأُخرى من جهة التلوّث البيئي بسبب الآلات اليدوية دون الكهربائية، حيث تحدث الآلات اليدوية الضوضاء المزعجة للجيران.
صيانة الآلات وكيفية استخدامها
ثم الواجب على المدير أُمور منها:
الأول: وضع خطة لاستعمال الآلات، حيث إن بعض الموظفين لا يحتاجون إلى الآلة باستمرار، بل إنما يحتاجون إليها في أوقات محددة، فلأجل الاقتصاد في النفقة على المدير أن يضع خطة لاستعمال الآلة بحيث يزود الموظف بالآلة عند حاجته وبعد انتهاء حاجته منها تعطى إلى موظف آخر وبهذا يكون قد حقق استفادة كبيرة من الآلة.
الثاني: توفير الصيانة اللازمة للآلة فان خدمات الصيانة ضرورية للآلة، لكي تبقى الآلة في حالة جيدة ويطول عمرها وتؤدي إلى تحقيق أكبر استفادة منها، وفي المنظمات الكبيرة غالباً ما تنشأ إدارة لصيانة الآلات، أما الإدارات الصغيرة فمن الأفضل أن تتعاقد مع بعض المنظمات المتخصصة بالصيانة وخدمة الآلات، لتقدم خدمات الصيانة للآلات الموجودة فيها.
الثالث: التأكد من أن الآلة مغطاة بعد انتهاء العمل، فإن الغبار والأوساخ والأتربة والشمس وما أشبه عدوّة للآلة، وتوجب عطبها، فبعد انتهاء العمل والاستفادة من الآلة يجب لحمايتها من الغبار ونحوه أن تغطى.
الرابع: تدريب الموظفين على أفضل الطرق لاستخدام الآلة، فاستخدام الآلة بواسطة موظف غير مدّرب تدريباً كافياً يؤدي إلى سرعة عطبها وإتلافها، ولذا فإن تدريب الموظفين على الآلة يحقق فوائد جمّة.
الخامس: سياسة محددة لإستبدال الآلة القديمة، فعندما ترتفع تكاليف صيانة الآلة وتصبح قديمة، أو تأتي إلى السوق آلة أفضل منها، فمن الأفضل بيع الآلة القديمة واستبدالها بآلة حديثة.
السادس: جمع الأعمال المتشابهة في محل واحد، إذ تتطلب الآلات وجود كميات كبيرة من العمل لإبقائها في حالة عمل مستمرة، فأن تجميع الأعمال المتشابهة يوفر للآلة العمل باستمرار كما أنه يؤدي إلى التقليل من تكاليف القيام به.
السابع: الحرص على توحيد الآلات المكتبية في المنظمة كما تقدم، فإن ذلك يسبب تقليل نفقات الموظفين لوحدة العمل إلاّ فيما استثنيناه.
الثامن: القيام بعملية جرد للآلات الموجودة في المنظمة كل ستة أشهر مرة، أو كل سنة مرّة، فإن القيام بعملية جرد شاملة للآلات الموجودة في المنظمة، مرة كل عام أو كل ستة أشهر أو ما أشبه، يحقق فوائد عديدة كالتأكد من أن الآلات المكتبية المسجلة في سجلات المنظمة لا تزال موجودة في حيازة المنظمة وكتوفر فرصة للتفتيش على حالة الآلة للتأكّد من الصيانة والعناية التي تلقاها، وكاكتشاف الآلات الموجودة في المنظمة بدون عمل، أو بأعمال متراكمة عليها أكثر من قدرتها وقابليتها مما يوجب عطبها حتى تُتّخذ الإجراءات المناسبة للاستفادة منها استفادة متوسطة بين الإفراط والتفريط، كما أن عملية الجرد والتفتيش توجب الاطلاع على ما إذا حصل للآلة خطر، يوجب الاجتناب عنه، كتلف عازل الأسلاك الكهربائية مما يوجب الصدمة الكهربائية ونحو ذلك.
استئجار الآلات أو شراؤها
ثم إن الغالب في معظم المنظمات العالمية بالنسبة للآلات، كما هي بالنسبة إلى المباني، فهي تملك الآلات والمباني بل وسيارات النقل وما أشبه، وكذلك بالنسبة إلى الحكومات، لكن في الأزمنة المتأخرة أصبح العكس هو السائد في كثير من الشركات والمنظمات والحكومات فهي تعمل بالاستئجار، ويعود سبب ذلك إلى ارتفاع ثمن شراء بعض الآلات والى احتمال أن تصبح قديمة بسرعة وان تحل محلها آلات أحدث وأفضل، ولذا فإن عديداً من الحكومات والمنظمات من غير فرق بين أقسامها أخذت تستأجر الآلات، والتي منها السيارات وما أشبه وكذلك المباني ولا سيما الآلات الغالية الثمن، كالعقول الإلكترونية، فتوقع عقود استئجار الآلات أو المباني مع الشركات المنتجة والمديرة لتلك الآلات ولتلك المباني لفترة زمنية محددة كما هي القاعدة في الإجارة، ويتمّ التفاوض بين الطرفين للاتفاق على شروط جديدة لاستئجار الآلات والمباني ونحوها بين فترة وفترة حسب رضا الطرفين، وسواء كانت شركة عامة كالحكومة أم شركة خاصة كشركات الأهالي، يلزم عليها ملاحظة أن أي الأمرين أربح لها: الاستئجار أو الشراء، وربما يكون الأمران على حد سواء إلاّ أن حاجة الشركة إلى المال حالاً يقدم الاستئجار، أو أنّ الاستغناء عن المال حالاً يقدم الشراء، فمثلاً قيمة الشراء ألف دينار وقيمة الاستئجار كل عام مائة دينار والآلة تشتغل بسلام مدة عشر سنوات، فإنه لا فرق بين الاستئجار والشراء من جهة أصل قيمة المال، لكن الشركة تحتاج الآن إلى تسعمائة دينار فتستأجر، أو تستغني عن المبلغ فتشتري، وبهذه الجهة أي الاختلاف بين القيمتين أو الاحتياجين يستعد كل طرف من مالك الآلة ومن الشركة على التفاوض بين الشراء، أو الاستئجار فربما تحتاج الشركة إلى المال والمالك مستغنٍ عنه، فيكون الشراء وربما العكس فيكون الاستئجار وهكذا، ويحقق استئجار الآلات فوائد متعددة مثل أن الاستئجار يُخضع أحياناً أعمال المنظمة المستأجرة لبعض الرقابة من قبل المنظمة المالكة للآلات، وذلك في نفع المستأجر أو ضرره، ومثل أن تكاليف استئجار الآلات تكون مرتفعة في بعض الأحيان، فالمنظمة المالكة للآلات تريد أن تُغطي تكاليف الآلة وأن تحقق منها ربحاً، ومثل أن الاستئجار يوفر في تكاليف الصيانة ولاسيما عندما تكون تلك الخدمات متخصصة وتكاليفها مرتفعة، فالمنظمة المالكة للآلة تقوم بأعمال الصيانة لها.
ومثل أن الحكومة تريد ربح أصحاب الأملاك كما رأينا ذلك في الخليج، فبينما الحكومة تقدر على استملاك البنايات لكنها تربح الاستئجار من أصحاب الأملاك، وذلك حفظاً للعلاقة بين الحكومة وبين الأمة، ومثل أن الاستئجار يوفر للمنظمة استخدام آلات حديثة للقيام بأعمالها، فكلما بليت الآلة استبدلتها بآلة جديدة، ومثل أن استئجار الآلات يوفر رأس المال الذي كان مخصصاً لثمن شراء تلك الآلات، ويصبح بإمكان المنظمة استثمار ذلك المبلغ من المال في أوجه أُخرى، ليعود على المنظمة بالربح والفائدة، ومثل أن أرباح التفاوت بين الأُجرة وبين القيمة يسبب الأرباح المضاربية فترجّح طرف الاستئجار، مثلاً إذا اشترى الآلة بألف كانت التسعمائة التي هي التفاوت بين الشراء وبين الاستئجار في الحال الحاضر مجمدة في الآلة، بينما إذا استأجر أعطى التسعمائة التي هي التفاوت لشركة مضاربية، فتكون أرباحها كل سنة تسعين مثلاً، وفي مثل البلاد التي لا تؤمن بحرمة الربا يمكن إعطاء التسعمائة للمصرف الربوي، فيعطي كل عام للشركة مثلاً، تسعين ربحاً، إلى غير ذلك.
ومثل هذه الملاحظة بالتفاوت في المقام تكون الملاحظة في الاستئجار مع الرهن، والاستئجار بدون الرهن، وربما يستأجر الدار كل عام بمائة دينار، وربما يرهنها في عشر سنوات بألف يعطي كل عام الأجرة لها عشرين ديناراً، كما هو المتعارف الآن في بعض البلاد الإسلامية، وإذا أُريد عدم الإجحاف في أحد الطرفين يلزم أن يكون الربح المضاربي للتسعمائة في الرهن بقدر التفاوت، أي يتساوى الربح والخسارة في الرهن والإجارة، وبالأنقص، أو في الإجارة وحدها بالأزيد.
ثم في استئجار المنظمة أو الحكومة، للآلة أو للمبنى أو نحوهما ربما يكون مطلقاً، وربما يكون مقيّداً أي تستأجر الشركة الآلة لمدة خمس سنوات بخمسمائة دينار، لكن يشترط الطرفان ضمن العقد أنه: إن نزلت الأُجرة بواسطة التنزل يجدّدان قدر الأُجرة في كل سنة، أو إذا ارتفعت القيم بواسطة التضخم، يجدّدان الأُجرة في كل سنة.
ثم كما أن المباني للمنظمات الكبيرة أو الصغيرة حكومية أو غير حكومية، بحاجة إلى الرقابة الدائمة والترميم المستمر، كذلك يلزم مراقبة الآلات المكتبية، وذلك لأجل تحقيق الاستفادة القصوى منها، وتفيد الرقابة على الآلات في المساعدة للاستفادة القصوى من الآلات، متوسطة بين الإفراط والتفريط، المخل بالعمل أو المخل بالآلة، وفي التأكد من أن الآلات موجودة في الأماكن التي يتحقق منها أكبر استفادة للعمل متوسطاً أيضاً، وفي تسهيل إمكانية نقل الآلة بإرسالها إلى مناطق العمل التي تحتاجها المنظمة إن تغيرت الظروف، أو ظهر أن وضع الآلة في هذا المحل كان غير مناسب، وهكذا تسهل عملية التأكد بالنسبة للإدارة من أن خدمات الصيانة متوفرة للآلات وتسهل أيضاً معرفة تكاليف صيانة كل آلة، وأن التكاليف هل هي بقدر المجموع أم لا؟ مثلاً: أُجرة الصيانة لعشر من الآلات: مائة وخمسين حيث ترتفع الأُجرة بالاجتماع أو تنخفض بينما أُجرة صيانة كل واحدة اثنتا عشرة أو ثمان عشر، فإن الحالة الاجتماعية بين الأشياء قد تزيد في القيمة أو الأجر وقد تنقص منهما، كما أن الرقابة تسهل عملية استبدال الآلات القديمة، بآلات جديدة وتساعد في معرفة الآلات القديمة والتي أصبحت تكاليف صيانتها مرتفعة، لأجل بيعها أو استبدالها والتخلص منها، أو لم تصبح تكاليف صيانتها مرتفعة، وإنما العمل بها تسبب ضوضاءً، أو عدم جودة الإنتاج أو ما أشبه ذلك. وهكذا تساعد المراقبة في تنظيم عملية شراء وبيع الآلات وذلك بتحديد مواعيد محددة لذلك، وتراعي بها جميع أقسام وإدارات المنظمة، وكذلك تساعد في معرفة أن الموظف الذي يستعمل الآلة هل يستعملها بإفراط أو تفريط أو حدّ متوسط مما يترقب من العمل؟ وأن الأيادي التي تستعمل الآلة هل هي أيادي أمينة أو غير أمينة؟ إذا كانت هناك أيادي متعددة تستعمل الآلة، إلى غير ذلك.
سنّ القوانين للمحافظة على الآلات
ثم إن الآلات المكتبية في العصر الحاضر كثيرة جداً، كالآلة الكاتبة العادية والآلة الكاتبة الصامتة والآلة الكاتبة الكهربائية والآلة الكاتبة الآلية والآلة الكاتبة المختلفة الحروف، والآلة الكاتبة التي هي آلة كاتبة وفي نفس الوقت آلة صوتية، وربما تكون أيضا آلة صوريّة، فهي تشمل الكتابة والصورة والصوت، وآلة الطباعة التي تستخدم الأوراق الخاصة كالأوراق الحريرية، وما أشبه، والآلة الطابعة التي تستخدم الكربون والورق المصقول، أو كل قسم من أقسام الورق العادي، والآلات الحاسبة لمسك الدفاتر أو لتحرير الفواتير أو ما أشبه، والآلات والأجهزة الأُخرى المتنوعة كالآلات المعنونة وآلات الترقيم العادية وآلات التصوير الإلكترونية وآلات التصوير العادية وآلات إلصاق الطوابع، وآلات فتح الظروف وآلات الخرم وآلات التثقيب، وغير ذلك من الآلات الكثيرة التي أحيانا تصل إلى المائة أو ما فوق ذلك، وحيث إن هذه الآلات تكلّف أحياناً مبالغ طائلة وإذا عطبت تحتاج إلى قطع غيار ليست بموجودة في كثير من بلدان الشرق الأوسط، للاضطراب السياسي والاجتماعي والاقتصادي فيها مثلاً، فلذا يجب على الموظفين أن يهتموا كثيراً بالآلات التي في حوزتهم، والتي يقومون بتشغيلها، وتتضمن أنظمة وتعليمات المنظمات في كثير من الأحيان نصوصاً تحث الموظفين على الاهتمام بما لديهم من آلات وأجهزة مكتبية، وتضع الإدارة القوانين لمعاقبة الموظف الذي يسبب إتلافها أو استعمالها اكثر من طاقتها، وتحرص الإدارة في بعض المنظمات على تنبيه الموظفين من حين لآخر إلى ضرورة الاعتناء بالآلات. كما أن الإدارة في منظمات أخرى تحرص منذ البداية على توضيح ذلك الأمر للموظف الجديد في أثناء تدريبه على الآلة، وترشده إلى كيفية الاعتناء بها والمحافظة عليها وتنبّهه إلى أهمية الآلة بالنسبة للمنظمة، وأنه إذا سبب خرابها سواء بعمد أو غير عمد يقطع من راتبه أو يعاقب بالفصل الكامل أو الفصل مدة أو ما أشبه ذلك، والغالب أن قلة العناية والاهتمام بالآلات موجودة على نطاق واسع في المنظمات الحكومية، خصوصاً الحكومات الدكتاتورية، حيث لا رقابة من الحكومة التي هي في الظل على الحكومة التي هي قائمة على العمل، أو قسم من الحكومة على قسم آخر مما إذا كانا من حزبين، بينما الغالب في الشركات الخاصة وجود الاهتمام، لأن مجلس الإدارة أو الشخص الواحد الرئيس للمنظمة يراقب المنظمة باستمرار، ولذا نلاحظ أن الحكومات الدكتاتورية يسرع إلى آلاتها العطب والتلف وذلك لضعف رقابة المسؤولين، وعدم مبالاة الموظفين، حيث إن الموظف إن كان رئيساً فلا رقابة عليه ممن دونه، وإذا أراد الرقابة طرده، وإن كان مرؤوساً فإن الرئيس حيث جاء بمرؤوسه من جهة المحسوبية أو المنسوبية لا يريد طرده، وإن فعل ما فعل وإلاّ أضعف مكانة نفسه، وفي مثل هذه الأجواء لا يهتم أي موظف لا بالآلات فقط، بل بالحكومة بشكل عام، وبالمراجعين بشكل أعم، ولذا تأخذ الحكومة بالضعف باستمرار إلى حين السقوط عاجلاً أم آجلاً.


********************************

[أصل العرب]

امتحان نهاية الفصل الدراسي الاول(( نظام الساعات المعتمدة )) للعام الدرسي 98/99م

المسار التجارى

اسم المقرر : اعمال مكتبية (2)

رمز المقرر : عمك 212 الزمن : ساعتان


القسم الأول :

ضع علامة صح امام العبارة الصحيحة وعلامة خطأ امام العبارات الخطأ مع تصحيح الخطأ :

1- على موظف الاستقبال صاحب الشكوى وحل مشكته في الحال ( )

2- إذا طلب منك تصوير عدد 5 نسخ من تقرير ما من الافضل لك استخدام الة النسخ بالاستنسل( )

3- الصيانة الوقائية اقل تكلفة من الصيانة العلاجية للالات والمعدات المكتبية .( )

4- خدمة البيروفاكس هى خدمة دولية يتم عن طريقها ارسال الوثائق الى شركات الاتصال في العالم لتوزيعها حسب العناوين ( )

5- نقط النظام في الاجتماع هى النقط التي يشملها جدول الاعمال ( )



ثانيا : اقرا المعلومات التالية ثم بين المقصود منها محاولا موضحا اجابتك بمثال :

1- ينبغى من الرئيس في الاجتماع ان يتجنب محاولة التاثير على قرارات الاجتماع او الانحياز لاى جانب :

2- التقارير هى الاداة التي يمكن بها تحقيق الرقابة الفعالة داخل الشركة :



ثالثا : بتاريخ 20/10/98 اجتمعت مديرة المدرسة بمرشداتها بالمدرسة وكان عدد المرشدات 40 مرشدة وقد طرحت المديرة اقتراحا يخص الارشاد في المدرسة فوافق عليه الجميع الا خمسة مرشدات :

فهل يعتبر هذا الاجتماع صحيح ؟ لماذا ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

وما هي أركان الاجتماع الصحيح ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الثاني :

اولا: بين الوسيلة المناسبة للاتصال والتي تستخدم للحالات التالية :

الحالة
نوع الوسيلة

اراد احمد ان يحجز احد الفنادق قبل سفره بريطانيا


تريد سعاد وهى مدرسة اقتصاد بمدرسة المحرق التجارة ان ترسل اسئلة خاصر بالمقرر الى مدرستنا


يريد محمد طلبية جديدة لمتجره الكائن في المنامة من محلات لاامل


طلب مدير المبيعات من مدير القسم ان يسجل بالتفصيل كل ما يخص البضاعة المباعة خلال شهر يناير 98





ثانيا : علل لما ياتي

1- ينبغى ان يكون موظف الاستقبال ذا ذاكرة قوية لحفظ الاسماء والوجوه .

2- من الافضل ان يكو عامل البدالة قد قضى بعض الوقت يعمل في اقسام الشركة :





السؤال الثالث :

يعمل عامر حسين موظفا بمؤسسة الاسراء التجارية ولم يمضي على عمله اكثر من شهر ولذلك فهو لايزال متدربا وجديدا على قسم الاستقبال في الشركة مما ادى الى فصله من العمل نتيجة لممارسات خاطئة ارتكبها بتاريخ 23/12/98 .

فهل يمكنك اكتشاف تلك الاخطاء وكيف يمكن تصحيحها عند الرجوع الى يوميات عامر :

في يوم 23/12/98 حضر عامر الى العمل باكرا واخذ يستعد ليوم جديد واول العمليات التي قام بها هو تسجيل العمليات النثرية واثناء ذلك حضر احد العلامء بقصد مقابلة مدير شؤن الموظفين الا ان عامر ظل منشغلا بتسجيل المصروفات وعطل العميل حوالي عشر دقائق مما ضايقه هذا الامر وطلب الهاتف من عامر الا ان كان رد عامر : كان يمكنك استخدام the tele Box اثناء الحوار رن الهاتف فاجابه عامر لحظة من فضلك الا انه رمى السماعة بغضب مما ادى الى اغلاق الطرف الاخر الخط . بعد نصف ساعة عاود عامرا لعمل فاذا بموظف البريد يحضر الظروف والرسائل للشركة فارسله عامر لتوزيعهم لجهات الاختصاص .

الاخطاء :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

تصحيحها :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



ثانيا : قسم النسخ في المدرسة هو قسم حيوي لنسخ اوراق المحاضر والتقارير واسئلة الامتحانات المختلفة .. الخ .

ولكن هناك عدة مشاكل يتعرض لها هذا القسم الحيوي ومنها تلف الات النسخ بصفة دورية ومستمرة مما يعطل سير العملية التعليمية بالمدرسة .

ماهة اقتراحاتك للقضاء على تلك المشكلة :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

وما هي أسباب وجود قسم خاص للنسخ في المدرسة :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الرابع :

اولا : ما الفرق بين كلا مما ياتي :

الة النسخ بالكحول
الة النسخ بالاستنسل

1
1

2
2

3
3

المكالمة المحلية
المكالمة الدولية

1
1

2
2

3
3




ثانيا: طلب منك مديرك في العمل كتابة تقرير عن احد موظفي دائرتك الذي تكرر غيابه عدة مرات مما اثر على تاخير وتعطيل العمل في الشركة .

ماهى شروط كتابة التقرير حتى يكون جيدا :

1-

2-

3-

وماهى التوصيات (الاقتراحات ) التي ترفعها الى مديرك في هذا التقرير ؟

1-

2-

3-

السؤال الخامس :

اولا : ما الفرق بين الحد الاقصى والحد الادنى للمخزون وما اثر التجاوز لكل منهما على الشركة ؟ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



ثانيا : من البيانات التالية املأ بطاقة الصنف الخاصة باوراق طباعة الحاسوب مقرر 111 والذي يخص مدرسة الشيخ عبد الله بن عيسى التجارية للبنين والذي يحمل الرقم 5432 .

بتاريخ 1/10/98 كان الرصيد الموجود في مخزن المدرسة المذكورة 50 ريم وفي نفس التاريخ صرف منه 20 ريم لقسم الطباعة في المدرسة .

بتاريخ 5/10/98 استخدم منالرصيد 5 ريم لقسم الاسيجل بالمدرسة .

بتاريخ 7/10/98 صرف 10 ريم لطلاب مقرر حاس للطباعة بالمدرسة .

بتاريخ 10/10/98 استخدم قسم السكرتارية بالمدرسة ريمين لطباعة مستلزمات الادارة المدرسية .

بتاريخ 15/10/98 طلب من مخازن ادارة المناهج 20 ريم وقد تم تنفيذ 50% من الطلب المذكور .



المورد الصنف

رقم الصنف

التاريخ
البيان
وارد
منصرف
الرصيد










انتهت الأسئلة

[أصل العرب]

امتحان نهاية الفصل الدراسي الاول(( نظام الساعات المعتمدة )) للعام الدرسي 99/2000

المسار التجارى

اسم المقرر : اعمال مكتبية (2)

رمز المقرر : عمك 212 الزمن : ساعتان


السؤال الأول :

اولا: حوط الخيار الصحيح لكل عبارة من العبارات الاتية :

أ?- كل مما يلي يبين مزايا الرسالة التجارية ماعدا انها تعتبر :

a. قليلة التكاليف بالنسبة لوسائل الاتصال الاخرى .

b. دليل كتابي لحل المنازعات .

c. اسرع وسيلة اتصال مكتوبة .

d. تمكن من الدخول في علاقات تجارية جديدة .



ب?- ان افضل طريقة لاستخراج الف النسخ بتكاليف اقل وبجودة اعلى هى طريقة :

a. النسخ بالكحول .

b. الاوفست .

c. التصوير الفوتوغرافي .

d. النسخ بالاستنسل .



ج- تستخدم اوراق حجم a4 في :

1-المراسلات التجارية .

2- بطاقات التهنئة لاعياد الميلاد والزواج .

3- بطاقات البريد .

4- المذكرات .



ثانيا: علل السبب لكل مما ياتي :

1- يعتبر التخطيط للاجتماع هو اول اجراء لاول مرحلة من مراحل عقد الاجتماع:

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

وجود دفتر للمفقودات عند موظف الاستقبال .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ضرورة التقيد بالحد الأقصى والحد الأدنى للمخزون .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



2- وجود قسم خاص للنسخ والطباعة بالشركات الكبيرة .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الثاني : اولا اوجد الفرق بين كل مما ياتي :

الرسالة
المذكرة

1
1

2
2

3
3

التقرير الروتيني
التقرير الخاص

1
1

2
2

3
3




ثانيا: التحقت سعاد الحايكي بمصنع الومنيوم البحرين بتاريخ 10/11/99 بصفة عاملة بدالة ، ولكونهد موظفة مبتدئة تعرضت لبعض المواقف التي لم تستطيع مواجهتها بطريقة صحيحة فهل لك ان تحدد مواطن الضعف لكل موقف من الموافق التالية ومن ثم تصحيحة .

الموقف الاول :

معذرة لا يمكنك التحدث مع السيدة امل فهى حاليا في اجتماع مع الاستاذ فيصل مدير شئون الافراد في الشركة بخصوص مكافات الموظفين .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الموقف الثاني :

عفوا ليس لدى الوقت الكافي لاعطائك المعلومات المطلوبة لانني في انتظار مكالمة مهمة من زوجي .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الموقف الثالث :

اسفة لا استطيع تحويلك الى مدير المخازن لاني تعين جديد ولا اعرف من هو مدير المخازن كما لدى بعض الاعمال التي اريد انجازها بسرعة وعملية البحث ستستغرق منى وقت .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الثالث :

اولا : لو كنت تعمل لدى احدى الشركات الكبرى في البحرين والتي تبعد عن المنامة بمسافة 22 كيلو متر وطلب منك انجاز ممة رسمية بمدينة المنامة وباقصى سرعة ممكنة ما هى المبادئ التي ستضعها نصب عينك وستتقيد بها تجنبا لوقوعك في اى خطأ واختصارا للوقت والجهد :

1-

2-

3-

4-

5-



ثانيا: لو كنت موظفا في مؤسسة نقد البحرين وطلب منك التخلص منالاموال الورقية البنكنوت في دائرة الاصدار كيف ستتصرف .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



ثالثا : لوكنت تعمل كموظف استقبال بشركة الامل لصناعة المنسوجات وطلب منك وضع قائمة بمتطلبات تلك المنطقة لتكون اكثر جاذبية وتضفي طابعا مميزا لمؤسستك .

1-

2-

3-



السؤال الرابع :

اولا : بتاريخ 10/1/2000 وفي تمام اساعة العاشرة صباحا اجتمعت المرشدة الاكاديمية مع طالباتها 2تجر2 وذلك بمناسبة العام الدراسي الجديد وكان عدد الطالبات 30 طالبة وقد حضر الجميع ماعدا امل وسعاد .

مانوع الاجتماع ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

عل يعتبر الاجتماع قانوني ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ما هي الموضوعات التي تقترح ادارجها في جدول الاجتماع ؟

1-

2-

3-

4-



ثانيا : من البيانات التالية قم بتصميم برقية مراعيا فيها الكلفة :

المرسل : شركة النور التجارية (نوركو ) شارع المتنبي – المنامة 312 ص.ب3040

المرسل اليه : شركة المحروس لصناعة النسيج (محروسكو) شارع الجنينة سار 551

موضوع البرقية : تجهيز طلبية ملابس جاهزة ، حسب الالوان المشار اليها في الرسالة السابقة خلال يومين من وصول البرقية .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



ما نوع البرقية (من حيث المكان )؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



ما نوع المعاملة ؟



ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الخامس :

قيد العمليات التالية في بطاقة الصنف التابعة لمدرسة الور الثانوية للبنات والخاصة باقلام السبورة علما بان المورد هو شركة الماحوزي للقرطاسية رقم الصنف 333 والرصيد الموجود بالمخازن في بداية العام الدراسي 10/9/99 هو 8 علب (بكل علية 10 اقلام )

فيما يلي حركة المخزون خلال العام الدراسي :

1- في 15منه تم صرف : 10 اقلام لقسم المحاسبة – 20 قلم لقسم الاعمال المكتبية .

2- في25 منه وجد بالمخازن ثلاث علب قديمة وغير صالحة للاستعمال .

3- في 26 منه ورد من المكتبة 200 قلم وفي نفس اليوم ردت اليها 5 علب لعدم مطابقتها للمواصفات .

4- في 28 منه تم توزيع الاقلام على المدرسات كالتالي :

a. 20 قلم لمدرسات المواد الاجتماعية .

b. 10 اقلام لمدرسات الحاسوب .

c. 10 اقلام لمدرسات اللغةالعربية .

d. 20 قلم لمدرسات اللغة الانجليزية .




بطاقة الصنف



اسم الصنف رقم الصنف

اسم المورد

التاريخ
البيان
الوارد
المنصرف
الرصيد










































انتهت الاسئلة

[أصل العرب]

الاتصالات


الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر . وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق أداء افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
وأمين السر كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .
تعد الاتصالات الشفهية اقدم أساليب وأنواع الاتصال التي عرفها الإنسان ويمكن الاستدلال على ذلك من خلال قوله تعالى :
بسم الله الرحمن الرحيم
(( إذ قال ربك للملائكة إني جاعلٌ في الأرض خليفة ، قالوا أتجعل فيها من يفسد فيها ويسفك الدماء ونحن نسبّح بحمدك ونقدس لك ، قال إني اعلم ملا تعلمون . وعلم آدم الأسماء كلها ثم عرضهم على الملائكة فقال أنبئوني بأسماء هؤلاء إن كنتم صادقين، قالوا سبحانك لا علم لنا إلا ما علّمتنا انك أنت العليم الحكيم . قال يا آدم أنبئهم بأسمائهم فلما أنبأهم بأسمائهم قال .... ))
صدق الله العلي العظيم
سورة البقرة آيات 30-33

والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .
ويمكن تلخيص دور السكرتير في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على السكرتير امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وانصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الادوات المكتبية الحديثة وبالخصوص اجهزة الهاتف بانواعها المختلفة .
السكرتير والهاتف:
أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي.


أ-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، إلا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .إلا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب السكرتير الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً آلي مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات أو لإعطاء معلومات بهدف إنجاز الأعمال .
ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .
أ- القواعد العامة لاستخدام الأجهزة الهاتفية :
• وضع الهاتف في الناحية اليسرى
• استخدام الأدلة الهاتفية
• الإعداد للمكالمات الخارجية أو الدولية
• استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
• اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
• الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
• يجب العناية والدقة عند استخدام الأجهزة
• تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"
ب- الآداب العامة أو أصول التحدث بالهاتف :
إليك أمثلة لبعض ما يجب أن يقال أثناء التحدث بالهاتف :
لا تقل قل
- لم يحضر بعد . - غير موجود في المكتب الآن
- خرج لتناول القهوة . - هل اطلب إليه أن يتصل بحضرتك ؟
- انه في إجازة . -أمِنَ الممكن ترك رسالة لابلغها للسيد ...؟
- انه غير موجود حالياً في المكتب . - انه على سفر أيمكن لشخص آخر آن يجيب مطلب حضرتك ؟
- انه مشغول . - انه في اجتماع . هل اطلب إليه أن يتصل بحضرتك بعد انتهاء الاجتماع ؟
- عنده زائر . - آسف أنه خرج من مكتبه لبضع دقائق .
- لا يمكنه أن يتكلم مع أحد الآن . - أتترك له رسالة أم ترغب في أن يطلب حضرتك بمجرد عودته .
- انتظر على التليفون . - دقيقة واحدة من فضلك لان جرس التليفون الآخر يدق ؟
- انتظر حتى احضر ورقة وقلماً . - لحظة واحدة من فضلك .
- من الذي يتكلم . - أيمكن أن اخبر السيد / - من الذي يتكلم ؟
- من أنت ؟ - أهناك ما يمنع من أن تخبرني باسم حضرتك .
- ما الذي تريد أن تتحدث إليه في شأنه . - أمن الممكن أن تخبرني عما تريد أن تتحدث إليه في شأنه .
- انتظر على التليفون حتى احضر لك المعلومات المطلوبة . - يتطلب إحضار البيانات التي تطلبها حضرتك بضع دقائق انتظر على التليفون أم اطلب حضرتك بمجرد أعدادها ؟
- ليس ذلك من اختصاص هذا المكتب . - يؤسفني أن أقول أن حضرتك اتصلت بالمكتب الغير مختص ويمكنك أن تتصل بالرقم …
- ارفع صوتك لاني لا استطيع سماعك . - آسف لا استطيع سماعك جيداً .
- اعد ما قلته ثانية . - أمِنَ الممكن إعادة ما قلت ثانية ، من فضلك ؟
- اخبره بان يتصل بي في رقم ... - أرجو أن تخبر السيد …بان يتصل بي في رقم

أمين السر والاتصالات الشفهية الجماعية:
يتناول هذا المبحث الموضوعات التالية :
أولاً : أنواع الاتصالات الشفهية الجماعية :

وهي تشمل ما يلي :
أ- الندوة : هي عبارة عن اتصال مفتوح بين خبراء او مديرين في المنظمة وبين جمهور المعنيين بموضوع معين تطرحه الندوة .
يتولى أحد الأفراد المنظمين مديرية إدارة الندوة ، ويقوم بإيصال أسئلة الجمهور إلى الخبراء أو المديرين ويتيح لهم فرصة للإجابة والتوضيح . وتحقق الندوات للمنظمة الفوائد التالية :
• المساهمة في رفع الروح المعنوية للعاملين من خلال إتاحة الفرصة لهم للمشاركة الإيجابية.
• المساهمة في اكتشاف قيادات مستقبلية بين العاملين .
• حث الأفراد على المطالعة والاستعداد والتحضير للندوة .
• إتاحة الفرصة لعرض وجهات نظر متعددة على مسامع الحاضرين .
ب- المؤتمر:
هو عبارة عن اتصال مفتوح يعقد لمناقشة بعض القضايا . حيث يتم خلاله تبادل الآراء والأفكار والاقتراحات والتجارب . وتقدم خلاله أوراق عمل تجري مناقشتها أمام الحضور وفق جدول زمني محدد ومعد سلفاً . وتتم عملية تحليل ومناقشة كل ورقة من هذه الأوراق على انفراد ، بحيث يصار إلى نفي أو تأكيد الأدلة والبراهين التي قدمها معد الورقة . وفي النهاية يصدر عن المؤتمر توصيات واقتراحات تتعلق بالقضايا المطروحة ، وهذه التوصيات والاقتراحات تكون غير ملزمة في الغالب .
ج- اللجان :
تعتبر اللجان شكلاً من أشكال الاجتماعات . وتتألف اللجنة عادة من عدد محدود من الأفراد المتخصصين في مجال معين . والغاية من إيجاد اللجنة بحث أو دراسة موضوع معين واتخاذ قرار أو إصدار توصيات بشأنه . وفي العادة يكون لكل لجنة أمين سر أو سكرتير يتولى إدارة مناقشاتها ، والإشراف على صياغة واعداد محاضر الجلسات والتقارير المتعلقة بما تتوصل إليه اللجنة من نتائج .
وهناك عدة أنواع من اللجان أهمها :
• اللجان الدائمة : تمثل مجموعة من المتخصصين ، وعادة تكون هذه اللجنة جزءاً أو كياناً متفرعاً عن مجموعة آو هيئة اكبر . ومن أمثلتها لجان المجالس التشريعية (النيابية) .
• اللجان الخاصة : تمثل مجموعة متخصصة تسعى لتحقيق هدف محدد ، وهي لجنة مؤقتة ينتهي دورها بمجرد تحقيق الهدف الذي وجدت من اجله .ومن أمثلتها لجان التحقيق في قضايا معينة .

[أصل العرب]

المكتبة
نبذه تاريخية

يوافق تاريخ نشأة المكتبات تاريخ الكتابة في العالم، حينما حفظت الكلمة المكتوبة على العظام والطين و الخشب و البردي و الحرير و الجلد و الورق الجلدي و الورق و الأفلام و البلاستيك و الأشرطة الممغنطة. و خلال كل فترات التطور حفظ الناس مجموعاتها في المكتبات.

مكتبات الطين بدأت في بلاد ما بين النهرين القديم حين اكتشفت طرقة استعمال الألواح الطينية التي ما زالت تحفظ ويعمل الدارسون على فك طلاسمها. وقد وجدت الألف الألواح في كل من نيبور وسوريا وتركيا ونينوى عاصمة آشور القديمة.

مكتبات البردي في الوقت الذي كان البابليون والسومريون يستخدمون الطين ، كان المصريين يستعملون ورق البردي ، وهو ورق نبات ينمو على ضفاف النيل . ولا تزال في المكتبة البريطانية لفافة منها طولها 41 مترا تسمى بردية هاريس ، إلا أنها سرية التآكل لكونها من النبات .وكانت أكبر المكتبات في مصر واليونان وروما

مكتبات جلود الحيوانات اكتشف المئات من مخطوطات جلود الحيوانات في منتصف القرن العشرين بكهف بالقرب من البحر الميت ، فسميت صحائف البحر الميت ، وهي تحتوي على أقدم للإنجيل .ثم طور الجلد الى ورق جلدي (رق) وقيل إن هذا التطور جاء نتيجة للنافسة بين مكتبتي الإسكندرية وبرجاموم التركية ، إذا إن مصر أوقفت إرسال البردي لبرجاموم حتى لا تتفوق عليها ، فاخترع الأتراك الكتابة على الجلد المنظف بديلا للبردي .

الورق والطباعة اخترع الصينيون الورق الذي ناسب طباعة الكتب دون سواه حتى وصل إلى بغداد ومصر وأوروبا وصار البديل المثالي للورق الجلدي في حوالي منتصف القرن السادس عشر الميلادي. أعقبة اختراع الطباعة التي كانت نتيجة حتمية للحاجة اللمحة للمزيد والكثير من الكتب لتواكب الرغبة في العلم والمعرفة. فجاء المخترع الألماني جوها نس جوتبرج بالطباعة المتحركة فانتشر اختراعه سريعاَ. وبالتالي تضاعفت أعداد الكتب، مما جعل الحفاظ عليها ضرورة، فأنشئت مكتبة الفاتيكان كواحدة من أولى المكتبات التي الأرفف.







المكتبة

المكتبة تمثل جزءاً حيوياً من النظم التعليمية , وأجهزة تخزين واسترجاع المعلومات في العالم . تهيئ المكتبة سبل الحصول على معرفة المتراكمة على مر السنين من خلال الكتب والأفلام والتسجيلات ووسائل الإعلام والأخرى. يستفيد من المكتبات الطلاب والمعلمون ومدير والأعمال ورجال الدولة والباحثون والعلماء. هذا بجانب إشباعها لهوايات الآخرين, بما تقدمه من ضروب المعرفة. وتساهم المكتبات علمياً في حفظ تراث الثقافات والحضارات المختلفة.


المكتبة اليوم

تطورت اليوم كثيراً عما كانت عليه في الماضي, وذلك بسبب التعدد والتنوع في محتوياتها وتباين هذه المحتويات من حيث مجالات التخصص.

تنوع المحتويات : تطورت المكتبات من حيث المحتوى فصارت تحتوي, بجانب الكتب على المجلات والصحف اليومية والمنشورات والأسطوانات وأشرطة التسجيل وأفلام الفيديو والصور الفوتوغرافية والميكروفيش وبرامج الحاسوب والرسومات والقطع الموسيقية والخرائط. هذا بالإضافة للكتب المكتوبة بطريقة بريل للمكفوفين.

تنوع الأصناف: بجانب تعدد المحتويات, هناك أصناف من المكتبات تقدم الخدمات في مجال المعلومات والتربية والترويح, كما تلبي مكتبات الكليات والجامعات احتياجات البحوث للطلاب والباحثين ووكلاء الإعلان والعاملين في الخدمات المصرفية والمحامين والأطباء والمعلمين والعلماء.

خدمات المكتبات: بجانب توفير المواد تقدم المكتبات خدمات اجتماعية عديدة.
جلب المواد . تخزن المكتبات التجارب والمعلومات والأفكار وتمررها من جيل لآخر مما يساهم في التقدم الثقافي والفني كما تفتح للطلاب مجالات واسعة للمعرفة خارج نطاق الفصل والكتاب المدرسي. هذا بجانب ما تقدمة لجميع المجالات المتخصصة المذكورة آنفاً.








المكتبات العامة

وهي اكتر المكتبات انتشارا من غيرها، وتقدم خدمات عديدة للجمهور مما يضطرها الى توظيف عدد من الأعضاء للقيام بالأعباء. وتشمل مكتبات المدينة، والمكتبات الإقليمية، ومكتبات المناطق. ولكل هذه الأنواع عدة فروع. وتنظيم هذه المكتبات حسب المواد المختلفة مع تقسيمها الى أقسام للأطفال والشباب والكبار.
خدمات الأطفال تراعي مكتبات الأطفال الجاذبية والإثارة والتمشي مع متطلبات الأطفال الحيوية، كما ترتب لهم فهم الدورات والنشاطات الصيفية.
خدمات الشباب تتركز المكتبات في هذا الجزء على المواد المهنية والرياضة والإسفار، ويكون المسئول عنها ملما بأمور الشباب واحتياجاتهم، وله المقدرة على تنظيم النشطة التي تتناسب ميولهم وهواياتهم.
خدمات الكبار تمشيا مع روح العصر يهتم هذا الجزء بتعليم الكبار وبالمواد التي تستغل وقت فراغهم، فتحرص على توسيع أنواع المعرفة التي تقدمها الكتب، وتشمل التقاويم والأطالس الجغرافية
الموسوعات والمطبوعات الحكومية والأدب الحديثة والقديمة..............الخ.
خدمات الفئات الخاصة هذه الخدمات المواد المناسبة لكل أنواع المعوقين كالمكفوفين وغيرهم، وتسهل طرق الوصول الى المكتبة.
كما تقدك بعض المكتبات المواد للمصانع والمؤسسات الأخرى بجانب مراعاتها الاحتياج الأفراد من فئات المجتمع المختلفة.

المكتبات المدرسية

تحتاج المدرسة إلى مكتبة تهتم بعملية التعليم و التعلم, بل تتحكم المواد التي تقدمها المكتبة في تحديد نوعية عملية التعليم ومناهجها. وتساعد الخدمات المتطورة في صنع بعض المواد كالأفلام و المجالات و غيرها. و تمثيل بعض المدارس لتسمية مكتباتها مركز المواد التعليمية أو مركز الوسائل الإعلامية.
مكتبات المدارس الابتدائية يذهب إليها التلاميذ لسماع القصص أو الحصول على معلومات محددة, إذا تساعدهم المواد على الاكتشاف و التأليف و العمل الجماعي.
مكتبات المدارس الثانوية هي أكبر حجماً ومحتوى, و يستعملها الطلاب لعمل البحوث و المشاريع المنفصلة أو إجرائها. كما تنمي مقدرتهم على البحث و المتابعة مما يساعدهم في الدراسة في الدراسة الجماعية.
يختلف مستوى المكتبة من مدرسه لأخرى، كما تختلف أحجامها. بل قد تنعدم المكتبات في بعض المدارس مما يضطر الطلاب للتعامل مع المكتبة العامة أو المنتقلة. ويحرص أمناء المكتبات و التربويون على الحفاظ مستوى المكتبات المدرسية.




مكتبات الكليات والجامعات والبحوث

تمثل المكتبة المورد الرئيسي لمؤسسات التعليم العالي الحديث. فهي تدعهم المقررات والكتب الدراسية بطريقه مباشره وفعاله. كما توفر التعامل مع البحوث والرسائل العلمية التي لا تتوافر في مكان آخر. تتوافر فيها الكتب والصحف والمجلات والدوريات والوثائق والأفلام والتسجيلات وكل احتياجات الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ؟وقد تحتوي الجامعة الواحدة ما يزيد على خمسين مكتبه في الكليات والأقسام المختلفة، مما يساعد تصنيف التخصصات وسهولة الحصول على مراجعها.
وتواجه المكتبات مشكلة الانفجار المعرفي، والتضخم الطلابي، مما يزيد أعباءها ومشكلاتها. وتواجه بعض الجامعات هذه المشكلات بإعداد برامج لبناء مكتبات منفصلة، والتركيز على مجموعات المنتجات المجهرية واستعمال الحاسوب.



المكتبات الخاصة

تكون المؤسسات وإدارات العمل مكتباتها الخاصة تحت تسميات مثل: الخدمات الإعلامية، مكتبه البحوث، المكتبة الفنية, وتسمى مكتبة الصحف الدوريات. وعادة تخدم المكتبة الخاصة العاملين بالمؤسسة واحتياجاتهم. مما يزيد من أهمية المكتبات الخاصة التطور السريع في مجالات المعرفة المختلفة. ويتحتم على أمين المكتبة أن يكون ملماً بتفاصيل احتياجات الجهة التي تعمل بها مكتبة ومحتوى المكتبة، ومصادر الحصول على المزيد من المعلومات في مجال الخاص. لذالك تتدرب هذه المكتبات العاملين بها على العمل في المكتبات بالإضافة للتخصص في مادة واحده على الأقل من المواد ذات الصلة.









كيف نجعل الولد يهتم بالكتاب ويحب المطالعة ؟

أن الأساليب التي يمكن للوالدين استخدمها لحمل الولد على المطالعة والاهتمام بالكتاب هي خلال تنميه غزيرة حب الاستطلاع وطلب المعرفة... فالمرء حريص بالفطرة على المعرفة ما يجهله، ولذا تجد ركاب حافلة يمدون أعناقهم للتطلع على فداحة الخسائر ألاحقة بسيارة مصطدمة تناثر ضحاياها على قارعة الطريق ، كذلك ويحاول الطفل جاهدا فتح أجزاء لعبته ليتعرف على ما في داخلها .. وهكذا..
وغريزة طالب المعرفة تختلف عن غزيرة الجوع كون الأولى معنوية يتميز بها الإنسان عن الحيوان لذا احتاجت في نموها الى رعاية والعناية أما الغريزة المادية ( الجوع ) فهي كالنباتات البرية لا تحتاج الى الرعاية والاهتمام، وعلى هذا الأساس يسال الوالدان عن الوسائل التي في تنميه غزيرة طلب المعرفة ولا يسألون عن الوسائل المساعدة في تنمية غريزة الجوع مادام الطفل يشرب.
إن المطالعة ضرورية لكل فرد مادامت أحدى الوسائل المهمة في عصرنا لطلب المعرفة... وحتى يمكن للوالدين دفع الطفل نحو المطالعة نلخص الأساليب فيما يلي:في مرحلة الطفولة الأولى بيننا في كتابنا السابق حول ضرورة إن تجعل الم ضمن جدول إعمالها اليومية الجلوس مع الطفل ذي 2_4 سنين مع كتاب يحتوي على صورة ملونه لتؤشر معه على العلامات البارزة فيه هذه قطة هذه دار هذا فيل.
وفي عمر 4_6 أعوام لابد إن يوفر الوالدين للطفل كتابا يحتوى على قصة مصورة وتجلس أيضا الأم مع كل يوم لتحكي له عن الصورة و الشخصيات التي فيها ثم تنقل مع من حدث إلى آخر من خلال الصور الموجودة في الكتاب.
وحين بلوغ الطفل ألثمان سنوات يبدأ في تذوق المطالعة و القراءة ويبدي اهتماما بالكتاب... كما إن عمر ألثمان سنوات تنمو مع قالياته نحو العلم والأدب، فالأفراد مختلفون بالفطرة في تخصصهم نحو ميدان العلم أو الأدب، وحتى يمكن للوالدين معرفة قابليته وتخصصه... وحتى يمكنهم تنمية ذوقه القرائي... فمن الحكمة يرافق الوالدان الحدث ذا ألثمان سنوات في التجول المكتبات العامة أو إن يكون في البيت حاوية تضم مختلف الكتب حتى يعرف الحدث على ذوقه في اختيار الكتب التي يود قراءتها.
ومن الضروري جدا إن يكون للوالدين كتب يهتمون بها ويحافظون عليها و خصوصا الأم التي ترافق الأبناء أكثر الوقت أن اهتمام الآباء بالكتب ينعكس بالضرورة على حياة الأبناء في المرحلة الأولى للطفولة حيث يتخذ الطفل والدية المثل الأعلى له.
إن علاقة الحدث مع كتابة الدراسي ينعكس سلبا أو إيجابا على علاقة مع الكتاب بشكل عام... فالحدث قد يكره التجاوب في المكتبات والاهتمام بالكتب لسبب الأزمات الدراسية التي يعاني منها من خلال حرص الوالدان على تفوقه وصعوبة تحقيق طموحاتهم لضعف قدرته الذهنية المختلفة عن أخواته الأمر الذي يجعل الوالدين لا يعذرونه على تخلفه الدراسي .
يقول عالم النفس نورمان: " قد تحبب المدرسة العلم إلى الطفل حتى يجعل من عمرة وقفا على العلم كذالك قد تصرف الطالب عن كسب العلم كليا.

[أصل العرب]

امتحان نهاية الفصل الدراسي الثاني(( نظام الساعات المعتمدة )) للعام الدرسي 98/99م

المسار التجارى

اسم المقرر : اعمال مكتبية (2)

رمز المقرر : عمك 212 الزمن : ساعتان


القسم الأول :

اجب عن الاسئلة الاتية باختصار:

وضح الاجراءات الواجب اتباعها اثناء سير الاجتماع لياخذ الصفة القانونية مشيرا الى اهم الامور الخاصة التي يحتمل وقوعها اثناء المداولات .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



2- تلعب الالات الكاتبة بمختلف انواعها دورا كبيرا في تيسير القيام بالاعمال المكتبية المنشأة على ضوء ذلك وضح :

اهميتها بالنسبة للمنشأة :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

كيفية المحافظة عليها :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

نوعين منها

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ما هي مميزات الحديث منها :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الثاني :

تقدمت لشغل وظيفة سكرتير بشركة الامل للانشاء والتعمير واثناء المقابلة الشخصية طرحت عليك الاسئلة التالية : ماهى اجابتك المنطقية والمحددة التي تعكس الاسس العلمية لمجال الاعمال المكتبية وفي ضوء ما درست ؟

1- كيف يتم اعداد جدول الاعمال :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ما أهمية ضبط العدد القانوني اثناء الاجتماع ومن المسئول عن ذلك ؟



ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

2- ما هي أهم البيانات التي يجب أن يحتوى عليها سجل الزوار ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

3- لديك بالمكتب فاكس وكذلك تلكس ايهما افضل ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

4- غالبا ما تستخدم السكرتيرة الة الاملاء فما هى مميزاتها ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

5- للمفاضلة والاختيار دور كبير في اتخاذ قرارات الشراء فما هى في رايك اهم الاعتبارات التي يجب ان تؤخذ في الحسبان قبل الشروع في الشراء لالة نسخ لمؤسسة كبيرة الحجم ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

6- متى يعقد الاجتماع الذي يناقش فيه التقرير الادبي والمالي لشركة ذات مسؤلية محددة وما هى الامور التي تناقش فيه ؟ وماهى الاجراءات التى تتبع ذلك ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

7- عند تصميم التقرير يجب الاخذ بعين الاعتبار عدة امور فيما يتعلق بالصياغة والواقعية كيف يتم ذلك ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



السؤال الثالث :

1- بالرغم من التطوير التكنولوجي وظهور وسائل اتصال مختلفة الا ان لازال للبرقية دور واهمية فما :

· اهمية البرقية:



ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

· وفيما تستخدم :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

· وكيف يتم التعامل معها من قبل :

i. المرسل :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ii. مكتب البريد:

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

iii. المستلم :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



القسم الرابع :

1- بصفتك عضو في لجنة التعيين لشركة الامل وتقدم للشركة ثلاثة اشخاص بغرض طلب وظيفة بدالة ما هي اهم الصفات التر تراها ضرورية ويجب ان تتوافر فيه ليتم على ضوئها ترشيحه للوظيفه ؟

2- هل بامكان موظف الاستقبال القيام بمهمات اخرى بالاضافة الى عمله ، اذكر ثلاث منها ؟

3- من البيانات التالية دون المذكرة الداخلية التى حررها السيد / محمد عيسى احمد – قسم المبيعات بتاريخ 12*6*1999 لادارة الانتاج بخصوص البضاعة المنتجة لشركة الربيع التجارية والتي اتت مخالفة للمواصفات وعلى كل من يهمه الامر اتخاذ الاجراءات اللازمة لتسوية الموضوع .





القسم الخامس :

من بيانات التالية اكتب بطاقة الصنف التالية لمخزون اقلام الرصاص :

( العلبة 3 خرامات – الكرتونة بها 12 علبة )

الرصيد في اول يناير 1999 : 100 كرتونة .

المورد : شكرة الامل للادوات المكتبية .

رقم الصنف : 200

وفيما يلي حركة المخزون :

في 2 /1 صرف 5 علب لمدرسي الاعمال المكتبية .(اذن صرف رقم30)

في6/1/ صرف 6 علب لمدرسي اللغة الانجليزية .( اذن صرف رقم 40)

في 10/1 صرف 4 خرامات لمدرس الحاسب . (اذن صرف رقم 20)

في 20/1 وصل من المورد 40 كرتونة (فاتورة رقم 4545)

في28/1 صررف 10 علب لمدرسي الاجتماعيات (اذن صرف رقم 50 )





بطاقة الصنف









اسم الصنف :

رقم الصنف : اسم المورد :

التاريخ
البيان
وارد
منصرف
رصيد


















































بالرجوع الى النموذج اجب :

ما اهمية بطاقة الصنف ؟

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

عرف المصطلح التالي :

حد الطلب :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ



انتهت الأسئلة

[ولد الذوادي 17]

تسلم اخوي على هل بحوث والله ماقصرت مشكور الله يعطيك الصحة والعافية انشالله .

[الغاليه اخت الغاليه]

ثــانــكــسـ

يعطيكم ربي العافيه